老张是我们部门的老项目经理了，四十出头，头发稀疏，但眼神特别亮。他有个外号叫‘救火队长’，不是因为他多擅长灭火，而是因为——他总在火场里。

去年接了一个跨部门协作的大项目，涉及采购、研发、测试、市场四个组，光对接人就有十几个。刚开始大家还按周会推进，结果一个月后节奏全乱了：测试说没收到最新版原型，采购抱怨物料清单迟迟定不下来，研发则坚称早就提交了资料。

老张每天不是在协调就是在协调的路上。微信消息回不完，邮件堆成山，Excel表格改到第七版还是对不上。有次他在会议室对着投影仪念进度表，念着念着自己都卡住了：‘等等，这个节点是谁负责来着？’

那段时间他几乎天天加班到九点以后。有天晚上我路过他工位，看见他正对着三台显示器发呆，一台开着Excel，一台是OA系统，还有一台是个空白的在线文档。他叹了口气：‘不是我不想管，是信息太散了，根本拼不起来。’

转机出现在公司新推的一个内部工具培训上。IT部小李介绍了蓝点通用管理系统，说是能让非技术人员自己搭管理工具。老张本来不想去，被同事拉去了。回来那天，他眼睛又亮了。

他没急着建大而全的系统，而是先做了个最简单的‘任务追踪看板’。把项目拆成几十个具体动作，每个动作绑定负责人、截止日、交付物和当前状态。关键是，他加了个‘前置依赖’字段——比如‘UI设计完成’是‘前端开发启动’的前提。系统自动标红了三个被卡住的任务。

更妙的是，他把原来的Excel物料清单导入后，给每个条目加上了‘审批进度’和‘库存状态’两个下拉选项。采购一更新，研发那边就能实时看到。他还设了个规则：只要某个物料状态变成‘已到货’，就自动触发一条提醒给测试组。

用了两周，变化开始显现。晨会从40分钟缩短到15分钟，因为所有人前一天晚上都能在系统里看到更新。最意外的是，市场部的小王主动来找他：‘你这个发布计划表能不能开放编辑权限？我想把推广节奏叠上去。’

老张想了想，干脆新建了个‘对外视图’，只展示关键里程碑和交付时间，其他细节隐藏。他说：‘不是所有信息都要共享，但关键节点必须透明。’

三个月后项目上线，比预期早了一周。复盘会上有人问秘诀，老张笑了笑：‘其实很简单，就是让事情自己“说话”。以前是我在追着人问进展，现在是系统告诉我谁该动了。’

后来听说，他用同样的逻辑给客服部做了个‘客户问题溯源表’，给行政搭了‘会议室冲突预警模型’。最近在琢磨怎么把员工培训记录和项目经验关联起来。

有次吃饭我问他：‘这么多定制化功能，IT部不嫌麻烦吗？’

他摇头：‘这系统妙就妙在不用找IT。我自己拖几个字段，设几条规则就行。就像搭积木，想要什么功能，亲手拼出来就是了。’

上周看见他工位贴了张便签：‘流程不是用来约束人的，是用来释放人的。’边上画了个笑脸。