老陈是公司里最不起眼的行政人员之一。他不常说话，开会从不主动发言，唯一让人记住的是——只要打印机卡纸、扫描仪失灵，甚至投影仪连不上笔记本，大家第一个想到的就是他。

但最近几个月，有人发现老陈开始在本子上画奇怪的东西：一堆方框连着箭头，写着‘换墨盒 → 登记耗材 → 通知采购’，旁边还贴了便利贴，写‘李工上次用了双面打印，省了37张’。

起初没人当回事。直到财务部发现，第三季度办公耗材支出突然降了21%。他们查了一圈，最后把报表甩到行政主管桌上：‘你们那个修打印机的老陈，到底干了什么？’

原来，老陈做的不只是修机器。他发现每次打印机出问题，背后都有一串混乱的流程：谁都能用，但没人记录；墨盒快没了没人报，等到打不出来才急吼吼找人处理；不同部门还各自囤着耗材，说是‘以防万一’。

他试着在Excel里列了个表，记录每次维修、换件、使用人。可没几天就乱了——销售部小刘填错了格子，把‘黑色碳粉’写成‘黑粉’，后来系统对不上，干脆就不填了。人事部又嫌表格太复杂，说‘我又不是行政，干嘛管这个’。

老陈没放弃。他以前学过一点数据库，知道真正的问题不是‘大家不配合’，而是工具太死板。一个表格，要么太简单没法追踪细节，要么太复杂没人愿意填。他想要的，是一个既能让他设置规则，又能让别人轻松参与的东西。

后来他在一个IT论坛看到有人提到‘蓝点通用管理系统’。那是个听起来不太响亮的软件，官网也没铺天盖地打广告。但它有个特点：不用等开发，普通员工自己就能搭出一套管理流程。

老陈花了两个周末研究。他先建了个‘设备维护登记’模块，设置了几个字段：设备名称、故障类型、报修人、处理人、更换零件、处理时间。然后他加了个简单的规则：每次更换耗材，必须选择库存中的条目，否则无法提交。

接着，他做了个‘自动提醒’——当某种耗材库存低于5盒时，系统自动发邮件给采购和行政。他还悄悄加了个‘节约榜’，每月统计各部门打印量变化，匿名排名展示在行政公告栏。

最妙的是，他让每个报修的人都能用自己的账号登录，手机上拍照上传故障情况。销售部小刘说：‘这比填Excel快多了，点几下就行，还能看到修到哪一步了。’

三个月后，行政主管发现，不仅打印机故障响应时间从平均8小时降到2.3小时，连其他设备的维护也开始被纳入这个系统。保洁阿姨学会了上报饮水机漏水，IT同事开始用它登记电脑维修，甚至连食堂的餐具损耗都被记了起来。

有人开玩笑说：‘咱们是不是该叫它“老陈系统”？’

其实这系统没有叫‘老陈系统’，它的名字还是那个平淡无奇的‘蓝点’。但它真正厉害的地方，是让一个只会修打印机的人，也能设计出适合整个公司运转的小规则。

后来新来的实习生问行政主管：‘我们这公司是不是特别讲究流程？’

主管笑了：‘不是，是我们终于找到了一种方式，让每个人都能把自己的经验变成可重复的规则。’

现在，老陈的本子还在，但上面的流程图越来越少，取而代之的是各种二维码——扫一下，就能直接报修、申领、登记。他说：‘我不用再到处跑了，系统会告诉我哪里需要我。’