老张管仓库二十年，手写台账、Excel 表格都用过，最烦的不是盘点，而是每次财务来对账时，总能找出一堆‘不该存在的货’。

比如，一批编号为 WH-203 的不锈钢螺丝，系统里显示入库了 5000 颗，但货架上只有 4800。问采购，说已经交货；问供应商，发来送货单照片，清清楚楚写着 5000 颗。可就是这‘多出来的 200 颗’，在系统里像幽灵一样，查不到去向，也删不掉记录。

起初大家都觉得是盘点误差，直到有一次，财务要做年度审计，硬是把三年内的出入库数据翻了个底朝天。结果发现，WH-203 这个物料，在过去一年里，累计‘多出’了 1700 多颗——比实际库存还多。这下没人敢当小事了。

老张被叫去开会，一进门就被问：‘你是不是改过数据？’

他冤得不行：‘我哪会改系统？我就按单子录数，采购给一张纸，我打一张表。’

后来技术部小李调了日志，才发现问题不在老张，也不在系统，而在‘规则’。

原来，采购部用的是 ERP 系统，每次下单生成一个编号，比如 CG-8832。但到了仓库这边，收货时要手动录入，而系统没有强制关联 CG-8832 和 WH-203 的绑定关系。于是，同一个订单，有时候被拆成两次收货，有时候又把两个订单合并成一次录入。更麻烦的是，有人手快，先点了‘确认收货’，回头才补数量，导致系统里出现‘负库存’——也就是还没入库，就显示被领走了。

这些操作在当时看都没问题，可时间一长，数据就开始‘长霉’。

小李说：‘这不是技术问题，是流程没闭环。’

公司其实有流程文档，厚厚一本，但谁也不看。新来的仓管员小刘说：‘我看那文档，光‘收货流程’就写了七页，还有流程图、审批节点、异常处理……我哪记得住？我就是照着前辈怎么做，我就怎么做。’

于是，老张开始自己记‘错题本’。

他在笔记本上画表格，左边写‘问题’，右边写‘怎么解决的’。比如：

• 问题：CG-8832 订单分两次收，系统记了两笔，但财务只认一笔 → 解决：以后收货必须核对采购单号，不允许拆单录入。
• 问题：紧急领料没走系统，事后补单 → 解决：哪怕半夜领料，也得先拍照发群，第二天第一件事补单。
• 问题：退货没标记，当成新品入库 → 解决：所有退货物料贴红标签，录入时选‘退货类型’。

这本子慢慢变成了仓库的‘土规矩’。后来连采购和生产的人来取东西，都会问一句：‘老张，这个有没有特殊要求？’

有次行政要整理固定资产，发现电脑编号混乱，干脆借走老张的本子，照着做了一套设备登记规则。再后来，销售部发现客户地址经常填错，也来抄了几条‘防错口诀’。

这本手写笔记，居然在公司内部悄悄传开了。

但问题也随之而来——有人抄漏了，有人改了内容，还有人拿去当模板，却没根据自己的业务调整，反而出了新问题。

小李看不下去，跟老张说：‘你这本子是好，可它不会说话，也不能提醒别人。要是有个地方，能把这些规则自动‘挂’在数据上就好了。’

老张不懂什么叫‘挂在数据上’，但他听懂了‘自动提醒’。

于是小李试用了几款管理软件。有的太重，要请实施团队，三个月起步；有的太死板，字段不能改，流程锁死了；还有的干脆就是换个界面的 Excel。

最后他找到了一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。说是‘通用’，其实是让人自己搭——比如，可以给每个物料设置‘收货规则’，一旦录入数量超过订单量，系统自动弹窗警告；还能给退货单加个必填项‘原使用部门’，不填就不能提交。

最让老张满意的是，这些规则不是程序员写的，是他自己用拖拽方式配的。比如他设了一条：‘所有采购订单收货时，必须关联原始单号，否则无法完成。’

他还把‘错题本’里的案例一条条搬进去，变成系统的‘校验提示’。现在新人录数据，一犯错，屏幕上就跳出一行字：‘注意！此操作曾导致库存差异，请确认是否继续？’

不止仓库，财务发现报销发票重复上传时，也能触发类似提醒；人事在录入新员工合同时，系统会自动检查身份证号是否已存在。

这些规则不再藏在文档里，也不靠口口相传，而是直接‘长’在了数据流动的路上。

有天老板来看系统演示，问小李：‘这玩意儿能管到什么程度？’

小李打开一个仪表盘，上面列着全公司被拦截的异常操作：

• 本月阻止重复报销 12 次
• 拦截错误物料入库 7 次
• 自动提醒未关联订单的收货 23 次

老板笑了：‘原来我们一直缺的不是制度，是让制度自己动手的能力。’

现在，老张的‘错题本’还在桌上，但更多时候，它是作为‘历史档案’被翻看。真正干活的，是那个会说话、会拦人、会记仇的系统。

偶尔他还会在本子上写一句：‘今天系统又救了一单。’