我们公司茶水间有台半自动咖啡机，三年前刚搬进新办公室时，行政统一采购了咖啡豆，贴着‘仅供员工自取’的标签。起初没人计较，直到某天早上，市场部的小李冲进来问：‘今天怎么没咖啡了？’

查了才知道，上周采购的两包豆子，三天就没了。不是大家喝得多，而是有人整包拿走。行政试过贴提醒、登记领取、甚至按部门配额，结果要么没人理，要么变成人情账——‘上次我帮你顶班，这包豆子算我的吧’。

后来是IT部的老周提了个怪主意：‘不如把咖啡豆当项目物料管？’

他没开玩笑。老周用的是他们团队一直在用的蓝点通用管理系统，说是系统，其实更像一个能自己搭积木的工具。他新建了个‘茶水间补给’模块，把咖啡豆、滤纸、糖包都做成‘物料项’，每个物品有库存数量、最低预警线、领用人、领取时间。他还设了个简单的流程：扫码登记领取，系统自动扣减库存；库存低于5包时，自动邮件提醒行政补货。

最妙的是，他把二维码打印出来，贴在咖啡机旁边，标题写着：‘拿豆子，请扫码，别让下一个人扑空’。

一开始大家觉得麻烦，‘不就是一包咖啡豆吗？’但两周后，反倒是经常没咖啡喝的楼层开始主动问：‘你们那个扫码系统能不能复制一份？’

原来，扫码不只是记录，它让‘拿’这件事变得可见。有人连续三天领两包，系统里一查，是带回家给家人尝的。行政没批评，反而在群里发了个投票：‘要不要开通员工福利价订购渠道？’结果一周内就有17个人报名拼单。

这事儿后来还延伸到了其他地方。保洁阿姨发现纸巾消耗异常，调出数据一看，是某个会议室总被大量取用。一查，原来是销售部培训时发给客户当擦手巾。后来改成每场培训单独申领，剩多少退多少，浪费少了七成。

其实这套逻辑并不新鲜——库存管理、流程追踪、权限控制、预警机制，哪个企业系统都有。但大多数系统的问题是：太重，太死，还得等IT排期开发。而老周用的那个蓝点系统，特别的地方在于，普通人也能自己定义字段、设计流程、设置触发条件。他花了一个午休时间，没写一行代码，就把茶水间变成了一个微型供应链实验场。

更意外的是，这个‘小题大做’的做法，慢慢影响了其他事。财务发现报销贴票也能这么管，于是建了个‘票据归集’模板，发票拍照上传自动分类；人事用它做新员工入职checklist，每完成一项自动推进下一环节；连前台小妹都搞了个‘访客预约-门禁临时开通’的联动流程。

没人开会宣布‘我们要数字化管理了’，但很多小事开始变得可追溯、可调整。比如以前有人说‘我上周交了申请表’，现在系统一看，确实提交了，但卡在二级审批三天没动，问题立马定位到人。

有次老板随口问：‘咱们每月在办公耗材上到底花了多少？’财务原本要花半天翻记录，现在直接从几个自定义模块里拉出数据，十分钟生成报表。老板看了说：‘原来光咖啡豆一年就两万多？’

大家笑，但心里都明白，真正省下的不只是钱。是一个人拿一包豆子时，知道有人‘看见’；是一个流程卡住时，不用扯皮‘谁忘了’；是当规则不再靠喊、靠贴、靠自觉，而是嵌入日常动作本身。

现在新来的实习生第一件事，不是领工牌，而是被带去看茶水间的二维码：‘先学会登记，再学会负责。’

有时候我觉得，管理的起点，可能不是战略会，也不是KPI，而是某一包没人管的咖啡豆。