去年年底，公司来了个新行政助理，叫小王。人挺安静，做事却利索。头一个月，她没提什么大建议，只是默默整理了过去三年所有离职员工的交接记录。没人知道她在搞什么，直到开年第一个月，她交出了一份叫‘岗位交接七步法’的东西。

事情起因其实挺偶然。财务部一位老会计突然辞职，交接时漏掉了年度发票归档的U盘，等发现时人已经回老家过年了。整整两周，报销卡在半路，连带着几个项目的付款都延迟了。老板没发火，但私下问了一句：‘咱们有没有标准交接流程？’

这一问，把人事主管问住了。翻了一圈制度手册，确实有‘员工离职需完成工作交接’这条，但具体交什么、怎么交、谁确认，全靠口头约定。有人列Excel，有人写便签，还有人干脆说‘我微信聊过的’——结果聊天记录一删，后手的人只能干瞪眼。

小王就是从这儿入手的。她先拉了个表，把过去两年27份离职交接材料分类：哪些是文档类（账号密码、文件位置），哪些是流程类（待办事项、审批节点），哪些是关系类（对接人、常用联系窗口）。然后她发现，真正导致问题的不是内容缺失，而是信息结构混乱和责任边界模糊。

比如技术部交接单上写着‘服务器权限已移交’，可没写清是哪个账号、哪台机器、要不要定期续费；销售部交接写了‘客户A由小李接手’，但没说明最近一次谈判卡在哪个条款。这些‘差不多就行’的记录，等到新人上手，全是坑。

她试着做了个模板，把交接拆成七个动作：1）资产清点（设备、门禁卡）；2）账号与权限列表；3）进行中任务看板；4）关键流程指引；5）外部对接人清单；6）常见问题备忘录；7）交接确认双签。每项都配了填写说明和示例。

本来只想内部试试，结果第一周用下来，IT部门主动找上门——原来他们一直头疼离职账号回收不及时的问题。现在交接单里明确要求列出所有系统登录账户，IT收到签字版就能立刻冻结，再不用挨个问‘他用的是企业微信还是钉钉？’

更意外的是，新员工培训组也来要模板。他们发现，新人入职前两周效率低，不是能力问题，而是‘不知道该问谁’。而交接清单里的‘对接人地图’和‘高频问题库’，直接能当入门指南用。后来干脆把‘七步法’倒过来用：入职第七天，主管就得按这个结构给新人铺好前两周的工作路径。

这事儿传到管理层耳朵里，开始有人提‘知识沉淀’‘组织记忆’这些词。但小王自己清楚，她做的不过是把那些散落在微信、邮件、脑子里的经验，变成可传递、可复用的最小管理单元。

中间也不是没阻力。有位部门主管嫌填表麻烦，说‘我们这行又不是流水线，哪来那么多标准动作？’小王没争辩，只请他回忆上次项目延期是不是因为前任没交代码仓库的二次验证密钥。主管沉默三秒，第二天主动补交了整个团队的权限清单。

后来这套方法被做成公司内部的轻量级工具模块，挂在OA首页。有趣的是，不同部门用出了不同花样：客服组加了‘典型投诉处理案例’附件位，研发组嵌入了代码注释规范链接，连保洁阿姨的排班交接都开始用勾选项标明‘哪几层地毯本周需深度清洁’。

最让我觉得微妙的转变是，以前交接像‘交差’，现在越来越像‘播种’。你交出去的不只是手头的事，还有一部分经验痕迹。而接的人，也不再是从零摸索，而是站在某个具体的起点上。

听说最近有个实习生拿这个模板改出了‘实习结束成果打包指南’，连带把带教流程都反向优化了。有时候我觉得，管理最动人的地方，不是控制多严密，而是那些原本会随人员流动蒸发掉的细节，终于有了安放的位置。