我们公司技术部有个传统：一本A5大小的横线本，常年放在茶水间角落的抽屉里，封面上写着‘设备报修请登记’。字迹歪歪扭扭，页边还沾着咖啡渍。谁电脑蓝屏了、打印机卡纸了、投影仪连不上，就撕张便利贴写一下，或者直接翻到空白页潦草记一笔：‘306工位网速慢’、‘会议室B音响有杂音’。

这本子没人专门管，维修靠缘分。有时候问题写了三天都没人看，等IT小李偶然翻到，已经过去一周。更麻烦的是，重复工单特别多——同一个投影仪故障，不同人写了五次，每次格式还不一样，有的写‘没声音’，有的写‘音频输出异常’，小李得一个个打电话确认现场情况。

直到上个月，行政临时抽查办公耗材使用记录，翻出这本‘故障登记本’，顺手拍了张照片发在内网群里，配文：‘建议数字化管理’。结果没想到，这张图在内部炸了锅。

有人吐槽：‘这哪是登记本，这是谜语人大赛签到簿。’

也有人感慨：‘我上周报的问题怎么还没处理？原来写在这儿……’

最意外的是财务部老周，他说他每天整理报销票据时，看到这些维修记录，发现好几笔紧急外聘维修费，其实可以提前预警避免。比如某台空调连续三个月被报‘不制冷’，但每次都是临时叫人来加氟，没人追踪根本原因。

这事传到管理层耳朵里，没开正式会，只在一次午餐闲聊中提了一嘴：‘能不能搞个简单点的系统，让大家都愿意填、看得懂、能追踪？’

IT小李本来想找个现成的工单软件，试了三个：一个要绑定企业微信审批流，太重；一个界面花哨但字段不能改，报修类型只能选预设的十项，‘显示器闪烁’硬塞进‘硬件故障’；还有一个干脆要求每个报修人先完成三分钟的新手引导视频。

‘谁有空看视频啊？’小李说，‘我们连发通知都靠口头传话。’

后来他听说隔壁公司用了一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是不用代码，自己拖拽就能搭表单和流程。他抱着试试看的心态注册了个免费版，花了两个午休时间，照着那本破登记本的样子，做了个‘设备报修登记’模板。

第一版很简单：姓名、工位号、设备类型（下拉选项）、故障描述（支持图片上传）、紧急程度（高/中/低）。提交后自动推消息给IT组三人，状态变成‘待处理’。处理完，填写解决方案并关闭，整个过程留痕。

他还偷偷加了个小功能：如果同一设备七天内被报修两次以上，系统自动标红，并抄送行政负责人。这个设计，源于他之前发现某台碎纸机半年换了五次刀片，最后查出来是采购买了不匹配的纸张类型。

上线第一天，只收到两条记录。第二天三条。第三天突然跳到十二条——原来销售部集体培训，六台笔记本同时连投影出问题，他们终于不用再跑来敲门问‘谁负责这事儿？’，而是直接扫码填表，附上截图。

两周后，行政开始用这个系统登记办公用品申领。他们发现原来的Excel表格总对不上库存，因为有人领了不登记，登记了又不写日期。现在，每个人登录后只能看到自己的申领记录，审批进度一目了然，还能设置‘剩余数量提醒’。

更妙的是，人事部悄悄复制了这个系统，做了一个‘入职准备清单’。新员工还没到岗，HR就在系统里创建任务：IT准备电脑、行政安排工位、部门指定导师。每完成一项，打个勾，全员可见。上个月来的实习生说：‘我还没进门，就知道我的显示器是27寸曲面屏，工位靠近窗。’

最让我吃惊的是，上星期开会，市场部提出要做一场线下活动，需要协调场地、设备、人员。他们没走传统的邮件群发+微信群接龙，而是直接在蓝点系统里建了个‘活动筹备看板’，把任务拆成‘物料准备’‘现场调试’‘嘉宾接待’三列，每个人拖动自己的任务卡片，进度实时更新。没人迟到，因为系统会在截止前两小时自动提醒。

现在那本A5登记本还躺在茶水间抽屉里，但已经没人往上了。偶尔有人打开，会笑出声——一页写着‘电脑死机，求救！！！’，下面小李回复：‘已重启，建议少开三十个浏览器标签。’

前几天小李跟我说，他最近在研究怎么把报修数据导出来，做个‘设备生命周期分析’。比如哪些型号的打印机故障率最高，是不是该换采购品牌了。我说你这不是快成数据分析师了？他摆摆手：‘哪有，我只是不想再被人堵在厕所门口问修好了没。’