采购部茶水间那张贴在冰箱门上的A4纸，最近换了三次版本。

最开始是手写的‘李工要的样品已到货，找王姐拿’，后来变成打印的表格，列了日期、物料编号、申请人、状态。再后来，表格第一行被人用红笔划掉‘申请人’三个字，在旁边写了‘需求来源’。

没人记得是谁动的这一笔。但从此，这张纸开始不听话了。

行政部说：‘我们系统里没有“需求来源”这个字段。’ 研发部问：‘我填“张总口头说的”算不算来源？’ 财务对账时发现，同一编号的物料，有的写‘项目A临时加单’，有的写‘PMO会议纪要第3条’，还有一行写着‘别问，先买’。

混乱是从一次紧急采购开始的。市场部要办活动，临时需要一批定制U盘。采购小刘按流程走完审批，下单前却发现技术参数没确认。打电话给对接人，对方说：‘这事儿我没跟进，是总监让盯着的。’再问总监，回复是：‘我让谁来着？’

最后U盘是买到了，但晚了两天，活动礼品只好临时替换。事后复盘会上没人追责，但所有人都觉得哪里不对劲——我们有OA，有用友，有钉钉审批流，为什么还会卡在这种地方？

真正发现问题的是实习生小周。她在整理历史订单时发现，近三个月有17笔采购的‘申请人’写着‘代提交’，而‘需求来源’一栏五花八门：有写微信截图编号的，有写会议时间的，甚至有一行写着‘梦里想到的，赶紧买’。

更奇怪的是，这些订单的审批路径完全一致，仿佛系统认的是流程而不是内容。只要标题带‘紧急’，就能自动跳过技术确认环节。而‘紧急’这个标签，居然是申请人自己勾选的。

部门之间开始互相甩锅。采购说：‘我们按流程走的。’ 研发说：‘我们只管提需求。’ 财务说：‘只要预算内，我们不管用途。’

直到IT部老陈调出后台日志：过去半年，共有43个采购申请通过‘补录’方式进入系统，也就是先买东西，再补流程。这些订单的共同点是——全都没填‘需求来源’，或者填了也和实际不符。

问题终于清晰了：我们不是缺流程，而是流程在假装运转。每个人都在系统里做正确的事，但整体却朝着错误的方向滑行。

有人提议上新系统，搞智能审批、AI预测、大数据分析。预算报上去，被驳回了。领导说：‘先解决能用笔画出来的问题，再谈算法。’

最后解决方案出乎意料地简单：行政部买了个带锁的文件盒，标着‘未闭环采购追踪’。每笔异常订单的复印件都要放进去，每周五由各部门派代表开锁查看。盒子放在茶水间，谁路过都能看见。

神奇的是，盒子启用两周后，‘代提交’少了三分之二。因为谁都不想自己的名字出现在那个透明窗口里。

但这只是治标。真正的转机来自一个偶然。小周用蓝点通用管理系统搭了个测试模型：她把‘需求来源’设为必填项，并关联到企业微信的聊天记录存档。申请人必须上传原始沟通截图，系统自动提取发送人、时间和关键词。如果截图里没有明确指令，流程就卡住。

她没敢直接上线，只是给自己经手的几笔小额采购用了这个模板。结果发现，退回率反而降低了。因为大家发现，与其编个理由，不如提前把话说清楚。

更意外的是，销售部看到后主动来问：能不能把这个逻辑用在客户承诺变更上？他们经常遇到业务员口头答应客户改交付时间，后续引发纠纷。现在他们用同样的方式，要求所有变更必须关联原始聊天记录，自动生成变更单并通知法务。

这个模式慢慢扩散。HR用它管理临时加班申请，IT用它追踪权限变更，甚至连食堂承包商都来取经，用来记录菜品调整的决策依据。

没有人宣布改革成功，但茶水间的那张A4纸，已经一个月没更新了。冰箱上新贴了一张二维码，扫一下就能进入‘需求溯源系统’。表头还是写着‘需求来源’，但下面多了一行小字：请确保你的请求，经得起六个月后的追问。

系统不是万能的。但至少现在，当有人再说‘别问，先买’时，手机会自动弹出一个待办事项：请补充决策依据。