行政小李最近差点因为一把办公椅被约谈。

事情是这样的：市场部新来了个员工，按流程要采买一套办公设备。小李照例在OA系统里提交了申请，选了型号、填了预算、走完审批，下单，收货，一切顺利。可两周后，财务对账时发现，同一型号的办公椅，三个月内买了六把，单价还越买越高——最离谱的是，有两把是同一个工位买的。

‘我真没看出来是重复的。’小李委屈地翻着Excel表格，‘系统里只写了“人体工学椅”，谁记得哪个月哪个部门在哪层楼配过哪一把？’

这事儿后来在行政例会上成了梗：‘我们是不是该给每把椅子起个名字？’有人开玩笑。但笑归笑，问题摆在那儿：采购流程是合规的，审批链条完整，可管理颗粒度太粗，导致资源浪费没人发现，直到财务主动下场翻数据。

真正解决这个问题的，不是制度补丁，也不是加一道审批，而是一个叫‘蓝点通用管理系统’的小工具。小李的一个朋友推荐她试试，说是‘不用等IT，自己就能搭表单’。她一开始不信，结果用了三天，整个人都变了。

她先是在系统里建了个‘固定资产登记表’，除了常规的名称、金额、供应商，她加了几个自定义字段：使用人、所在工位、采购时间、资产编号（自动生成）、以及一个‘关联采购申请单号’。最关键是，她设了一个‘唯一性校验’规则：同一个工位，90天内不能重复录入同类型资产。

第一次触发预警，就是市场部第二次申请椅子的时候。系统弹窗提示：‘该工位已于45天前配置同类座椅，是否继续？’申请人愣了一下，回头一问，才发现新员工试用的是临时工位，下周就要换位置。于是这次采购自动转为‘备用资产’类别，走不同预算科目。

更妙的是，她把旧Excel里的历史数据导入后，系统立刻跑出一份‘高频采购清单’。除了椅子，还有三台重复买的碎纸机、五台标签打印机——全卡在‘名称模糊+无分类’的死角里。她拿着这份报表去找采购主管，对方当场决定：以后所有行政采购，必须通过这个新登记系统走前置备案。

其实蓝点系统本身不生产流程，它只是让一线人员能快速把‘经验判断’变成‘系统规则’。比如小李后来加了个‘图片上传’字段，要求验收时拍实物照片；又设了个‘到期提醒’，椅子满三年自动推送维护建议。这些都不是标准模块，但她拖拽几下就实现了。

有次IT部门来调研，说想统一行政管理系统，结果看到小李的页面，直接沉默了。他们原计划推一个大而全的SaaS平台，光审批流程就要定制三个月。可现在，一个行政专员用零代码工具，两周内做出了带风控逻辑的资产管理流，还能随时调整。

最意外的是，设计部看到后也搬过去了。他们管的是样品物料，以前常出现‘同一批布料分三次下单，因为三个设计师各自走流程’。现在他们建了个‘项目物料池’，所有人先登记需求，系统自动合并同类项，月底生成联合采购单。省下的钱，够请整个部门吃半年下午茶。

小李那把引发危机的办公椅，最后贴上了二维码。手机一扫，能看到采购时间、责任人、维修记录，甚至前任使用者留的一句吐槽：‘腰椎间盘突出患者的福音’。这在以前，顶多是一张手写标签，贴两天就掉了。