我们团队有张共享表格，叫‘马上要做的’。名字挺积极，可打开一看，‘马上’已经持续了四个月。

最顶上那行写着‘优化用户注册流程’，创建时间是去年12月7日。下面几条也差不多，‘修复登录跳转bug’、‘上线新客服入口’，全挂着‘进行中’的标签。其实没人真在做——开发说产品没给明确逻辑，产品说运营还没提供文案，运营说设计资源排不上。每个人都对，又都动不了。

这张表原本是用在线协作文档搭的，颜色标记五花八门，有人用绿色表示‘准备好了’，有人用绿色表示‘我认领了’。后来干脆加了个备注列，结果备注越写越长，像极了那种‘请看下一条消息’的无限套娃。

真正开始变的是老马来的那天。他是公司临时请来搭流程的外部顾问，第一句话就问：‘你们的需求池，是谁在维护？’

大家面面相觑。没人负责。它就像办公室冰箱里的过期酸奶，谁都知道有问题，但没人愿意第一个扔。

老马没推任何现成工具，反而让我们先停掉所有协作软件的通知。然后他带着我们做了三件事：

第一，把‘状态’定义清楚。

我们砍掉了所有模糊词。不再用‘进行中’、‘待处理’、‘快好了’。取而代之的是五个硬性阶段：

• 待立项（有想法，无资源）
• 已排队（资源确认，等排期）
• 开发中（代码已启动）
• 待验收（功能完成，等测试）
• 已关闭

每个阶段都有明确进出条件。比如‘已排队’必须附上排期时间与负责人，否则自动降回‘待立项’。

第二，给每个需求绑定‘决策人’。

以前一个需求卡住，往往是因为‘大家一起决定’。老马要求每个条目必须指定一个最终拍板的人，不能是部门，得是具体名字。这个人不一定是执行者，但必须能在48小时内做出‘做’或‘不做’的决定。

有个争议需求是‘增加夜间模式’，UI做了三版稿，始终定不下来。指定决策人后，产品总监只用了十分钟就说：‘先上基础黑白切换，复杂动画下个版本再说。’问题当场解决。

第三，引入‘静默淘汰’机制。

任何需求如果连续两周没有任何状态更新，系统会自动发提醒。若再过一周无响应，该需求转入‘冻结池’，需重新申请才能激活。

这个规则一出，很多人开始主动清理自己的‘僵尸需求’。之前藏在列表深处的‘想做的小功能’，突然变得有成本了。

做完这些，我们才开始选工具。试了几款项目管理软件，有的太重，光配置权限就花了三天；有的太轻，连自定义状态都不支持。最后用上了蓝点通用管理系统，主要是因为它允许我们直接复刻那套刚理清的流程。

我们在上面建了个‘需求中心’模块，字段全是自己拉的：需求来源、影响范围、预估工时、关联文档、决策人、冻结倒计时……最关键是，状态流转能设置自动校验。比如没填工时，就不能进‘已排队’；没上传设计稿，无法标记‘开发中’。

更妙的是，每个人登录后，默认只看到和自己相关的条目。开发看不到市场部那些‘品牌升级脑暴’，运营也不会被技术债务列表吓到。信息降噪之后，反而更容易专注。

用了两个月，‘马上要做的’清单从37条减到14条，其中9条真正进入了开发循环。最让我意外的是，大家开始主动在系统里关掉已完成的小任务——以前这些事根本不会被记录，现在却成了习惯。

上周五，我看到那个挂了四个月的‘优化注册流程’终于变成了‘已关闭’。点开一看，改动其实很小：只是把验证码从第三步提前到了第一步。但整个过程清清楚楚：产品周三提交方案，周四通过评审，周五上午开发完成，下午验收上线。

没有庆功邮件，没人发群消息。但我在茶水间听见两个工程师聊天：

‘你发现没，最近需求都变短了。’

‘不是需求变短了，是活不过两周的需求，根本进不了队列。’