上周三下午两点，市场部的小陈抱着投影仪冲进3号会议室时，差点和同样举着笔记本的财务老刘撞个满怀。

‘你不是说这会儿没人吗？’

‘系统显示空着啊！’

两人低头翻手机——同一间会议室，在不同的表格里，排着两场互不知情的会议。而这场‘撞会’背后，是一张在微信群、Excel、OA系统之间流浪了三年的会议室预定表。

我们公司不大，60多人，但会议室就三个。最开始是行政小林建了个共享Excel，谁要用就在里面填时间、部门、人数。起初还好，后来有人改完不保存格式，有人直接在别人条目上覆盖填写，还有人压根忘了更新取消的会议。没多久，表格就开始‘发疯’：同一个时间段出现三场会议，结束时间比开始时间还早，甚至有场‘跨年会议’从12月30日开到次年1月5日。

小林只好加了一堆颜色标记和备注，结果颜色太多，反而没人看得懂。后来她试着用OA自带的日程功能，可销售和项目组的人嫌入口太深，还是习惯在群里吼一声：‘下午三点三号会，有人占吗？’ 于是群消息、Excel、OA三线并行，数据彻底割裂。

真正引爆矛盾的是上个月CEO临时要开战略会，发现所有会议室都被‘预定’了。一查，全是半年前没人认领的‘幽灵会议’。IT老吴调出后台，发现光是‘已结束但未清除’的记录就有47条，其中最长一条挂了8个月，主题写着‘待定 - 可能要讨论预算’。

这事最后被拎到管理层会上。本来想买个专业会议管理软件，报价一出来大家倒吸一口凉气：基础版每年六位数，还得绑定企业邮箱和统一身份认证。关键是，人家标准功能里根本没有‘临时插会审批流’和‘跨部门优先级设置’这种我们自己折腾出来的土规则。

就在这时候，技术部实习生小周提了一句：‘我最近在用一个叫蓝点通用管理系统的工具，说是啥都能搭。’

大家一开始没当真。直到小周花了一个午休时间，在上面建了个会议室模块。她先拉了个基础表单：会议主题、申请人、起止时间、参会人数、是否需要设备。然后加了个状态字段，自动根据当前时间把‘进行中’‘已结束’‘未开始’分开，结束后24小时自动归档。

真正的巧招在权限设计。她给行政设了‘场地管理员’角色，可以强制调整或删除异常预定；各部门主管有‘本部门记录编辑权’，但不能删别人的数据；普通员工只能申请和查看。最关键的是，她做了个‘冲突检测’规则：一旦有人提交的时间段与已有会议重叠，系统就会弹出提示，并自动列出冲突详情。

更绝的是对接。小周把系统生成的日历链接嵌进了企业微信，每次新申请通过后，自动推送事件到相关成员日程。取消会议也会同步清除。他们还悄悄加了个‘爽约率’统计——连续三次预定却未到场的人，下次申请会被标记为‘需上级确认’。

上线两周后，‘幽灵会议’清零。行政不再每天手动核对三份数据源，IT也不用半夜帮人恢复误删的表格。有一次市场部临时要办客户演示，发现唯一空闲的会议室被技术部预定了做内部培训。按照新流程，他们发起‘优先级覆盖申请’，主管在线批注‘客户优先’，系统自动通知技术部调整时间，并补偿他们下周同时段的优先使用权。

现在那张老旧的Excel还躺在群文件里，只是再没人打开。偶尔有人问‘怎么查会议室’，新人会说：‘上蓝点，搜一下就行。’

其实这套系统最让人意外的，不是它多智能，而是它够‘笨’。没有花哨的AI预测，也不搞全自动调度，就是老老实实把人原本怎么做，用数字方式重新理了一遍。连那个‘爽约率’，也是因为之前有个同事总抢会议室转头又放鸽子，大家才想到加的。

前几天我在茶水间听见两个实习生聊天。一个说：‘原来管理软件不是为了管人，是帮人少做点重复判断。’ 另一个笑：‘对，比如别让两个人同时抱着投影仪往一个门里挤。’