去年冬天，我们公司食堂的订餐系统崩了两次。第一次是某个同事在Excel里删错了行，导致第二天37个人没饭吃；第二次是临时加餐需求堆在微信群里，没人汇总，厨师按上周数据备菜，结果剩了一大锅咖喱鸡。

我作为行政主管，被老板叫去开会时，只说了一句：‘下次别用Excel管订餐了。’

其实我知道，问题不在Excel，而在‘人肉流程’。每周五收集部门报餐、手动合并表格、发给食堂、再单独处理临时变更——这个流程我们跑了三年，靠的是我和两个助理的‘责任心’和‘记忆力’。可人总会出错，尤其是当有人请假、项目加班改时间、访客突然来访……这些‘例外’像沙子一样，慢慢磨穿了流程的底线。

我开始找替代方案。最先试的是几个SaaS订餐工具，但都不太贴合。我们有自营食堂，又有外包窗口，还要区分工作日、调休日、节假日，甚至不同楼栋的配送路线。市面上的工具要么太简单，要么太复杂，定制周期动辄一两个月，价格还贵。

直到有个IT部的同事随口说：‘你们要不要试试蓝点通用管理系统？’我当时第一反应是拒绝的——又是那种要写代码、配字段、搞接口的东西吧？可他演示了十分钟，我就坐直了身子。

它不像传统软件，而是像搭积木。你可以自己画一张‘订餐申请单’，拖几个字段：部门、用餐人、日期、餐段（午/晚）、是否清真、特殊备注。然后设个流程：提交 → 部门秘书确认 → 汇总 → 截止前允许修改 → 自动同步给食堂。

最让我惊讶的是‘条件规则’。比如我可以设置：‘如果日期是调休工作日，开放订餐时间提前12小时’；或者‘如果某天订餐总数低于50份，自动触发预警，提醒食堂减少备菜量’。这些逻辑，我不用找程序员，自己点几下就配好了。

上线第一周，市场部的小李临时带客户来吃饭，他在手机上填了个申请，选了‘访客用餐’，系统自动抄送我审批，批完直接推给食堂打印标签。整个过程4分钟，比以前打电话问‘能不能加两个位子’还快。

这事儿传开后，财务部的人来找我，说他们报销贴票也乱，能不能做个类似的？我本来想说‘那是你们的事’，但转念一想，反正系统是我搭的，不如试试。

于是我们在蓝点上复制了一个‘报销单模板’，把发票上传、分类、金额提取、审批流都走线上。最省事的是对接了OCR识别，员工拍照后自动填金额和日期，差旅补贴按城市自动计算。以前财务每月要花三天对报销异常，现在基本一天就能结清。

后来连HR都来‘蹭’系统。他们要做员工健康档案，涉及体检报告、疫苗记录、紧急联系人，既要保密又要能快速调阅。我们在蓝点上设了权限组，只有HR专员和医务室能看全文，部门经理只能看有效期，员工自己也能登录更新信息。数据不再散在每个人的U盘和邮箱里。

现在回头看，我们并没有‘上一套管理系统’，而是慢慢长出了一套自己的管理习惯。每个部门都在上面建了自己的小应用：采购申请、会议室预订、设备借用、甚至年会节目报名。

关键是，没有人觉得这是‘IT项目’。没有立项会，没有预算审批，没有培训手册。大家就是觉得‘这个东西顺手’，像用Excel一样自由，又比Excel靠谱。

有一次老板问：‘咱们这系统每年花多少钱？’我查了下账单，人均每月不到一杯咖啡的钱。因为它是按账号收费，功能不限，我们三百多人用同一个实例，数据互通，流程互连。

前两天新来的实习生问我：‘你们以前不是用Excel吗？’我说是啊。她笑着说：‘那多麻烦啊。’

那一刻我意识到，管理工具的进化，从来不是从‘手工’跳到‘智能’，而是从‘救火’变成‘自愈’。当流程能自己判断、提醒、归档，人才真正腾出手来做有价值的事——比如，想想明天的菜单该不该换。