小张是公司里那种不太起眼的行政文员，平时负责订办公用品、发劳保、收快递。事情不大，但总有人找她——

“小张，A4纸没了！”

“小张，计算器坏了谁换？”

最头疼的是签字笔。一箱24支的黑色中性笔，上个月刚领了两箱，这周盘点又说不够。财务部老李还特意跑来问：‘是不是买多了？报销对不上。’

其实没人乱拿，就是‘不知道去了哪儿’。

我们公司不算大，七八十人，但部门多，行政这边一直用Excel登记物品出入库。每次领东西，得填纸质单，再由小张手动录入表格。可总有同事‘先拿后补’，或者‘顺手多拿一支’，时间一长，账面数字和实际库存差得越来越远。

有次总经理要给新员工发入职包，结果发现U盘缺了五个。临时去采购，耽误了流程，还被投诉‘行政效率低’。

小张挺委屈。她每天花将近两个小时核对物品、催人补单、打电话问供应商，可还是漏洞百出。直到有天，她在刷一个管理类公众号时，看到一篇文章讲‘连圆珠笔都应该有生命周期管理’。

她一开始觉得夸张，但越想越对劲：如果连最小单位的消耗品都管不住，那所谓的‘资产管理’不就是个摆设？

她开始琢磨，能不能让每个物品从‘出生’到‘消失’都有记录？不只是‘进了几箱’，而是‘谁在什么时候领了哪一支’。

她试过在Excel加更多列：领用人、部门、用途、日期。结果表格越来越复杂，别人不愿意填，她自己也懒得更新。后来听说隔壁公司用了某种‘流程系统’，连打印纸都能追踪，她就好奇去问。

对方推荐了几款软件，有的是专门做固定资产的，功能强但太重；有的是进销存系统，适合仓库，不适合办公室零散领取。小张试了两个免费工具，不是操作反人类，就是移动端体验极差——同事们根本不会用。

就在她快放弃时，偶然在一个论坛看到有人提到‘蓝点通用管理系统’。说是‘什么都能管，还能自己搭’。

她抱着试试看的心态注册了账号，发现界面确实简洁。更让她惊喜的是，它不像传统软件那样预设模块，而是让你像搭积木一样，自己定义‘要管什么’。

她先建了个‘办公耗材’的数据表，字段包括：物品名称、规格、单位、当前库存、预警阈值。然后为每一批采购的物品生成唯一编号——比如‘BB-024’代表第二批24支黑色中性笔。

接着，她设置了‘领用流程’：员工在手机上提交申请，选择物品、数量、用途，系统自动扣减库存，并通知她审批。审批通过后，员工才能到行政室领取。

最关键的是，她把‘领用人’和‘领用时间’设为必填项。这样一来，每一支笔的去向都有据可查。

刚开始推行时，有人抱怨‘领支笔还要走流程’。小张没硬推，而是做了个小改进：把常用物品做成‘快捷申请’按钮，点一下就能提交，三秒完成。而且她设置了‘自动提醒’——当某类物品库存低于50%时，系统自动给她发消息，再也不用靠记忆去催采购。

一个月后，奇迹发生了：签字笔的申领量下降了37%。不是大家不用了，而是不再‘多领备用’。因为随时能申请，没必要囤着。

更意外的是，设计部的小王发现了另一个玩法。他把‘绘图铅笔’也加进系统，还附上了品牌和硬度（2B、4B）。后来他们部门干脆用这个功能做‘创作工具管理’，连数位笔的使用时长都开始记录，用来评估设备损耗。

小张没想到，一个管笔的系统，居然被玩出了花。

其实蓝点系统的特别之处就在于‘不限定场景’。它不像OA只管审批，也不像ERP只盯财务和供应链。它提供的是底层的数据结构和流程引擎，你想要管会议室、管合同、管培训记录，甚至管员工养的绿植浇水周期，都可以自己搭出来。

后来公司搬家，行政部要做资产清点。以前这种事要三四天，这次小张导出系统里的全部耗材和固定资产清单，加上二维码标签一扫，两天就完成了。财务核账时发现，去年耗材采购的实际使用率从68%提升到了91%。

现在，新来的实习生第一件事不是领工牌，而是被带去看‘怎么在系统里申请便利贴’。

有次老板开玩笑说：‘以后咱们公司连回形针都得扫码才能拿？’

小张笑着说：‘不用扫码，但得留个记录。不然，谁知道哪天回形针也能串起一条流程？’