上个月，公司来了五个实习生，行政部照例在会议室边角拼了两张桌子，拉了网线，发了门卡——看起来一切如常。但第三天，IT就来找我：‘这五个人的设备怎么都没登记？有两台笔记本连域都没加。’

我一查，果然。不是忘了，是根本没地方记。

我们有资产台账，但只录正式员工配发的电脑；有门禁系统，但实习生权限是手动勾选的；有网络管理平台，可访客Wi-Fi和办公Wi-Fi是两个系统。这三个‘系统’之间，像被打了结的三根电线，谁也不通谁。

更麻烦的是，这些实习生要轮岗。第一周在市场部，第二周去产品组，座位也跟着换。没人知道他们今天坐哪，用的设备是谁领的，离职时又该还给谁。有一次，一台平板借出去后，三周没人认领，最后在茶水间微波炉后面找着了。

这不是孤例。销售部临时来人，自己插个扩展坞就开始办公；项目攻坚期，几个人挤在同一个工位，共用一台显示器；甚至有外包人员用自己的笔记本连内网……我们管得了编制，却管不住‘流动的办公单元’。

直到有次老板问：‘那个新来的外包，用了几天了？费用怎么算的？’没人答得上来。财务说没走采购流程，行政说人确实来了，IT说设备没备案。那一刻我意识到：我们缺的不是制度，而是一个能‘随人走’的管理锚点。

后来，我们试了个笨办法：给每个临时工位生成一个二维码，贴在桌上。扫码后，填写当前使用者、所属部门、预计使用时间、携带设备信息。提交后，自动同步到内部协作工具的日历里，同时触发IT系统创建临时账户，并通知行政更新门禁权限。

起初大家嫌麻烦。有人图快，填错名字；有人忘记更新离场时间。我们就设了个小规则：下一个使用者扫码时，如果发现前一个人没登记，就得替他补上——责任倒追，反而促成了互相提醒。

几周后，数据开始显现出价值。我们发现，东区三楼下午四点后有70%的临时桌没人用，但南区总是不够。于是把部分共享设备调拨过去，还顺手砍掉了两笔不必要的短期租赁合同。

但这手动填表终究是权宜之计。真正转机是找到一款叫‘蓝点通用管理系统’的工具。它不像传统OA那样固定字段，而是让我们自己搭了一套‘流动工位管理模块’。每个人进入系统，先选身份类型（正式/实习/外包/访客），然后系统自动弹出对应的审批流和绑定项。

比如实习生入职，HR在系统里发起申请，自动关联工位分配、设备领取、账号开通三个子任务，每个环节完成才解锁下一环。离职时反向触发，所有关联项必须全部清退才能归档。

最妙的是它的‘动态字段’功能。我们可以为每张工位卡片添加自定义属性：是否带双屏、是否有线网络接口、附近电源插座数量……甚至还能标记‘旁边是爱抖腿的同事’这种非正式备注（当然是内部可见）。

现在，新来的人扫码入座，系统自动记录轨迹。IT能看见哪些设备长期未激活，行政能统计高峰时段空间利用率，财务也能按实际服务周期结算外包成本。那个曾经失踪的平板，后来被挂上了唯一编码，每次借出都需扫码登记，再没丢过。

上周，有个实习生笑着说：‘你们这工位还有身份证啊？’我点点头。其实不只是工位，是每一个流动的角色，终于在这个系统里有了清晰的‘存在痕迹’。