我们办公楼的保洁团队有六个人，三班倒。以前排班是行政手写在A4纸上，贴在茶水间门口。谁休了病假、谁主动换班、谁连续上了两个夜班，全靠人脑记忆。直到上个月，王阿姨在早会上摔了杯子，说‘再这么乱排，我不干了’。

起因是她连续三天被排成晚班，而她孙子那周放学没人接。她说自己上周就提过这事，可排班的人‘没看见’。其实她是在微信群里说的，消息早就被报销截图和会议通知淹没了。

这事之后，行政小林被领导点名要‘优化流程’。她一开始想用Excel做彩色标记：红色代表不可排班日，黄色是需确认，绿色是可用。可问题来了——颜色太多，打印出来全是灰块；共享文件总有人改错版本；更别说还要手动核对考勤机数据。

她试过几个排班APP，要么只能按固定班次轮转，要么需要每人下载注册，王阿姨那代人根本不愿碰手机打卡。有个软件甚至要求每天拍照签到，被保洁组集体抵制：‘我们又不是外勤销售’。

后来小林在同事电脑上看到一个叫‘蓝点通用管理系统’的界面，像是个能自己画表格的工具。她花了两个晚上，搭了个简易的保洁排班模块。最关键是做了三件事：

第一，把每个人的‘禁排期’做成独立字段，不是靠颜色，而是用日期选择器填进去。比如王阿姨输入‘每周三下午不能排班’，系统就自动避开。临时请假也不用手写，直接在手机端提交申请，审批通过后自动同步进排班池。

第二，她加了个‘连续工作提醒’。只要某人被安排连续两天夜班，系统会标黄并弹出提示。这不是为了惩罚谁，而是让调度者看见‘人力疲劳’这个隐形成本。有一次，系统发现李叔五天内上了四次夜班，一查才发现是他为了多挣加班费主动顶班，但身体已经撑不住了。

第三，她把考勤机的数据导入进来，每天早上自动比对实际打卡记录和排班计划。以前常有‘人来了但班没排上’或‘排了班却没来’的情况，现在一目了然。上周赵姐发烧没来，系统当天早上就发了邮件提醒，行政及时找了替班，卫生间没积灰。

最意外的是，大家开始主动用备注功能。有人写‘最近腰疼，少排重体力区’，有人留‘孩子高考，六月尽量不排夜班’。这些不再是微信群里的抱怨，而是变成了可被系统识别的‘管理信号’。

前两天开会，王阿姨说：‘现在排班表像会说话。’她说上周系统提前一周提醒她周三不能排班，她孙子老师还特意打电话感谢她准时接孩子。

这系统没用AI预测，也没搞人脸识别，就是让人把话说清楚，让规则看得见。有时候管理不是缺技术，是缺一个能把‘我说过’变成‘系统记得’的地方。