上个月，行政部来了个新实习生，叫小张。刚来没几天就被安排负责每周一次的跨部门协调会——听起来简单，就是收议题、排议程、发通知、打桌签。可实际干起来，全是坑。

比如，人名写错。上次市场部的‘李倩’被打印成了‘李茜’，人家当场没说话，散会后悄悄跟小张说：‘我名字不带草字头。’还有一次，技术部来了个新同事，名字生僻，系统里搜不到，临时手写了张纸条贴桌上，结果被误认为是便签，被人顺手撕了。

最头疼的是人员变动。每次组织架构一调，会议室那堆桌签就得重做一遍。小张试过用Excel+Word邮件合并，但字段对不上；又试过PPT批量生成，格式总错位。她甚至想过直接买一套电子桌牌，领导一句话泼了冷水：‘预算批不了，先想想免费办法。’

直到有天午休，她在茶水间听IT老刘提了一句：‘你们这需求，其实不是打印问题，是数据源混乱。’

小张追问下去，才知道公司虽然有OA和HR系统，但部门名单更新滞后，职位信息残缺，连“是否参会”这种状态都得靠人工确认。她突然意识到：自己每天在做的，其实是重复清洗同一堆脏数据。

她开始琢磨有没有能自己搭的工具。之前在学校做过社团活动管理系统，用过一个叫蓝点通用管理系统的平台，印象是‘像搭积木一样拖拖拽拽就能出表单’。她偷偷注册了个账号，花两个晚上试着复刻了公司的部门结构，把姓名、职位、所属中心、联系方式做成一张基础数据表，再加了个‘本周是否出席’的开关字段。

接着她设计了一个‘会议准备流程’：

1. 每周一上午自动推送提醒给各部门联络人，让他们勾选参会人员；
2. 系统自动汇总并高亮新增或变更项；
3. 点一下‘生成桌签’，就能导出标准尺寸的PDF，支持双语姓名、职位缩写、部门色块标识；
4. 还能一键同步到会议室门口的电子屏预约信息。

第一次试用时，她有点心虚地发给了几个常参会的主管。没想到第二天，法务部王经理主动找来：‘你这个小系统，能不能加个功能？我们经常要标注“列席无表决权”，现在全靠手写，容易漏。’

小张回去加了个权限标签字段，还做了个模板分类：决策会、评审会、通气会，每种对应不同的桌签样式。后来财务部也加入，要求显示工号以便签到核对；人力则希望关联会议室摄像头，自动记录出勤——这些她都没实现，但她发现，只要底层数据干净，别人提的需求，她都能快速响应调整。

三个月下来，那个原本只是为省事做的小工具，慢慢变成了会议筹备的事实标准。有人开玩笑说：‘现在开会前不看小张发的预览图，都不知道坐哪儿。’

更意外的是，IT部门注意到了这个应用。他们原本正头疼‘系统孤岛’问题，没想到一个实习生用外部工具，无意中建起了轻量级的数据协同节点。现在，蓝点上的这张‘动态参会表’已经被接入内部通讯录的更新校验流程，成了数据质量的反向反馈通道。

前几天，小张转正答辩时，领导问她最大的收获是什么。她说：‘以前我以为管理就是执行流程，后来才发现，有时候管理就是先把流程本身理清楚。’

散会后，有人看见她在系统里新建了一个模板，标题写着：‘临时动议登记卡’。看来，下一场小范围的流程进化，已经在路上了。