上周三下午，行政部的老刘在茶水间发现一袋蓝山咖啡豆只剩了个底儿。他皱着眉翻了翻手边的采购记录——这袋豆子上个月才刚换过供应商，单价涨了15%，结果不到四周就见底了。更离谱的是，库存表上还写着‘剩余约3/4’。

这事说大不大，但已经不是第一次了。之前绿茶包、方糖、甚至纸杯都出现过类似情况：账面有，实际没；或者反过来，用了没人记。财务月底对耗材费用时总得反复核对，人事也纳闷为什么人均饮品支出年年涨。

老刘没急着上报，反而拉了个临时小群，把IT的小陈和行政的小林拉了进来。他说：‘咱们能不能搞个谁都能记、谁都能看的东西？不求多高级，就是别再靠人脑记了。’

小陈第一个想到的是公司已经在用的那个蓝点通用管理系统。这软件原本是IT部门用来跟踪设备借用的，后来被销售拿去管客户线索，又被HR改成请假审批流。它最大的特点就是没人需要写代码，只要会填表格，就能自己搭一套管理逻辑。

我们决定从‘咖啡豆’开始试。

第一步，建了个叫‘茶水间补给站’的数据盒子。字段很简单：品名、规格、入库时间、当前库存、预警阈值、负责人。重点是加了个‘领取登记’子表单——每次有人来取，扫码登记用量，系统自动扣减库存。

为了防止‘顺手拿走不登记’的情况，我们在货架边上贴了张卡通提示图：‘喝前扫一下，文明靠大家’，下面配了个二维码，直通登记页面。小林还特意把入口做成了手机端优先，连阿姨补热水壶用的茶叶包也能顺手记一笔。

运行两周后，数据开始说话了。原来每周消耗最多的不是咖啡，而是燕麦奶——三个市场部员工每天固定各拿一盒。而所谓的‘蓝山豆消耗过快’，其实是有人误把整袋250克当成了‘一单位’录入，实际只进了半袋货。

更意外的是，系统自动生成的‘月度饮品排行榜’成了办公室谈资。有人发现自己居然一个月喝了21杯美式，当场宣布要‘戒咖’；也有同事发现隔壁工位的程序员几乎全靠柠檬水续命，自发组织了‘补水挑战赛’。

但这还没完。我们发现光记录不够，得有反馈机制。于是设置了两个自动化规则：一是当某项库存低于预警线时，自动给老刘发消息；二是每月初生成一份《茶水间消费趋势简报》，匿名展示各部门人均消耗，抄送部门主管。

效果出乎意料。运营部看到自己部门的牛奶消耗位列第一，主动提出‘共享冰箱计划’，减少重复采购；技术部则因为连续两个月零糖消耗，被戏称为‘苦修派’，干脆团购了一批代糖作为团建福利。

最让我觉得有意思的，是这个系统慢慢衍生出了非正式规则。比如有人会在领取备注里写‘今天提案成功，奖励一杯拿铁’，或者‘加班夜，致敬每一粒苏醒的咖啡因’。这些留言后来成了系统的一部分文化痕迹，甚至吸引其他楼层的同事来参观‘最有烟火气的数据看板’。

后来我们把这套模式复制到了文具柜、药箱和生日贺卡库存上。每个模块都是不同人发起的：前台小姐姐管护手霜分装，项目组长盯电池型号，就连保洁阿姨都自己建了个‘清洁剂使用日志’，用颜色标记不同区域的消毒频率。

其实这类小事在很多公司都被当成‘管理死角’——太琐碎，不值得上系统；靠人工，又容易漏。但恰恰是这些微小流动的资源，长期积累下来成本不小，更影响员工体验。

关键是找到一个足够灵活的工具。像蓝点这样的系统，你不一定要一开始就设计完美流程。可以先从一个问题点切入，比如一袋咖啡豆的消失，然后让使用者自己调整字段、增减规则。它不像传统OA那样必须由IT统一配置，也不像Excel那样孤立无援。

现在走进我们茶水间，你会看到架子上有标签、墙上有个平板实时显示库存热力图，还有个手绘榜单写着‘本月饮水冠军’。没有人被强制打卡，但大家都愿意参与记录——因为知道自己的一笔登记，真的会被看见，也会被回应。