我们公司不大，三十出头的人挤在两层loft里。但会议室永远不够用，尤其周三上午那场跨部门需求对齐会，几乎每次都要提前两天抢位置。更头疼的是，会开了半小时，才发现产品部带了新原型，技术说没看到文档；运营又临时提了个紧急改动，没人记，也没人跟进。

最离谱的一次，行政在白板上画了个表格，写上‘待办事项’，贴了五张不同颜色的便签。散会后三天，我去开会，那几张便签还在原地，只是被空调风吹歪了一张，有人拿笔在上面补了句‘这事儿黄了’。

我们不是没试过工具。一开始用共享文档，结果谁都不更新，版本满天飞。后来上了项目管理软件，功能是强，但每次开完会要花十分钟往系统里搬任务，大家嫌麻烦，干脆回到便签时代。产品经理老周甚至说：‘反正系统里的任务没人看，不如贴墙上，至少路过能瞄一眼。’

转折点是上个月，技术部小林默默建了个东西。他没推新软件，也没搞培训，就在会议室角落的旧显示屏上挂了个页面，标题叫‘本周作战墙’。进去一看，是几个横向排列的列：‘待确认’、‘进行中’、‘卡点了’、‘已闭环’。每个卡片是一条会上提到的事，点击能展开详情，还能@人、加截止日、上传文件。

关键是，这个页面所有人都能改，但改了会留痕，还会自动发消息到钉钉群。更绝的是，它和我们现有的会议预约系统打通了——每当你预定会议室，就会弹出提示：‘您上次会议遗留3项未闭环任务，是否查看？’

我问小林这是什么系统，他说是‘蓝点通用管理系统’，自己搭的。‘不是现成模板，’他解释，‘我把每次开会容易漏的东西拆成了字段：责任部门、预期交付物、依赖方、风险等级。然后设了规则，比如超过48小时没人动的卡片自动标黄，超72小时变红，红了就推提醒给部门主管。’

用了两周，便签消失了。不是被禁止，而是没人再贴——因为大家发现，墙上那个动态看板比便签靠谱多了。上周五复盘，运营总监说了一句实在话：‘以前总觉得流程是束缚，现在发现，只要别让我手动填表，流程其实挺省心。’

最意外的是设计组。他们原本最抵触‘系统化’，结果自己搞了个分支看板，专门管UI组件的复用状态。点了‘已归档’的组件，会被自动同步到资源库，下次调用直接搜名字就行。设计师阿紫说：‘以前找一个按钮样式要翻三个月前的Sketch文件，现在5秒搞定。’

最近，连保洁阿姨都学会了用它。她不会操作电脑，但行政给她手机装了小程序，每次发现某间会议室投影仪坏了，拍张照上传，选‘设备报修’类型，系统自动转给IT，修好了她会收到一条‘已处理’通知。她说：‘比以前到处找人说清楚多了。’

其实这套系统最厉害的不是功能多强，而是‘长得不像系统’。它没有复杂的菜单，界面就是几块可拖拽的板子，字段名称都是我们自己起的，比如‘老板关注度’、‘用户会不会骂’这种不正经但实用的标签。权限也灵活，谁发起谁当‘主责人’，但随时能移交，避免死锁。

有次财务想查一笔跨部门活动的报销进度，直接从看板导出相关任务，连着附件和审批记录一起打包，十分钟搞定。会计感慨：‘原来不是流程太乱，是之前根本看不见流程长什么样。’

现在我们开玩笑说，会议室最大的资产不是那台4K屏，而是角落里那块一直亮着的作战墙。它不声不响，把那些散落的承诺、模糊的责任和拖延的跟进，一条条捞起来，摆到阳光底下。