保洁排班表上的‘隐形调休’：我们是怎么用条件规则让阿姨少跑两趟的

公司保洁王阿姨每周三下午来打扫二楼，雷打不动。可有次她没来，行政小周打电话一问，才知道那天正好是她外孙满月酒，提前请了假，但忘了在纸质排班表上更新。

更尴尬的是，当天早上六点，清洁剂补货系统自动发了提醒：‘今日需补货二楼洗手间洁厕液’——这是根据排班表设定的自动化任务。仓库管理员一看，以为有人要打扫，赶紧把货送过去了，结果没人领，放了一整天，最后只能拉回去登记作废。

这不是第一次了。之前还有一次，王阿姨临时和另一位保洁换了班，但信息没同步，两人撞在同一个楼层，一个干完活发现另一个已经做过了，场面一度很微妙。

小周开始琢磨：能不能让排班不只是‘谁哪天上班’这么简单？比如，能不能让系统知道‘请假了就不触发补货’，或者‘换班后自动通知相关人’？

他试过Excel加邮件提醒，不行。改了表没人看；也试过钉钉日程+群公告，还是漏。后来他在一个管理工具论坛看到有人说：‘我们用自定义状态+条件触发，把保洁排班做成了会自己反应的活表格’。

他点进去一看，是蓝点通用管理系统。不是那种固定模块的OA，而是可以自己画表格、设字段、连流程的东西。比如，他可以在‘保洁排班’里加一个‘当日状态’字段，选项是：正常、调休、替班、临时取消。然后设置一条规则：‘如果状态为“临时取消”，则自动取消关联的耗材补货任务，并给仓库管理员发一条站内提醒’。

他还加了个‘替班人’字段，类型是人员选择。一旦填了人，系统就自动给那人发一条待办：‘您已接替王阿姨今日二楼清洁任务，请确认’。同时，原责任人王阿姨的任务自动变灰锁定。

最让他觉得值的是‘周期复制+微调’功能。排班本来是按月定的，但总有临时变动。以前每改一次就得重做整张表，现在只需要复制上月模板，然后点几下修改个别日期的状态就行，所有关联任务自动刷新。

上个月底，王阿姨又请假了三天。这次，补货单没生成，仓库没白跑，替班的李阿姨也准时收到了任务提醒。小周甚至收到了一条来自后勤主管的微信：‘最近怎么这么安静？都没人来找我扯皮了’。

其实变化不大，就是一张表变得更‘懂事’了。它知道什么时候该沉默，什么时候该说话。就像那天，系统自动在排班表下方浮出一行小字：‘本周三任务已取消，耗材补货顺延’。小周看了眼，笑了。这比贴十张便签都管用。

后来他们还把这个模板用到了绿植养护上——养护员老陈有慢性腰病，不能连续两天搬水。于是他们在系统里设了条规则：‘同一人连续两天出现养护任务时，自动标黄并提醒行政调整’。上周，系统果然拦下了一次排班错误，避免了老陈硬撑干活。

现在，这张表已经不光是排班用了。财务借去管发票寄送提醒，IT拿来跟踪设备巡检，就连食堂阿姨都问能不能做个‘食材过敏标记联动’——比如某员工标注了虾过敏，订餐系统就自动过滤含虾菜品。

小周没想那么多。他只是觉得，管理不该是不断补洞的游戏。一张能自己思考的表，胜过十次早会强调。