我们部门负责客户活动执行，每年要办三十多场线下沙龙。以前每次活动结束，都要手动整理一堆信息：来了多少人、签到时间、现场反馈、有没有临时加座、茶歇剩了多少……这些数据散在Excel、微信群、纸质签到表里，月底对账时总得加班半天。

上个月系统管理员老陈休年假，临走前提了一句：‘你们不是老嫌流程麻烦吗？那个蓝点系统，其实自己就能改表格。’我当时没在意，直到上周五下午，客户临时要求加五个名额，我翻出签到表准备手写备注时，突然想起来——这破表能不能自己多加一栏？

我点进蓝点系统的活动管理模块，发现右上角有个小齿轮图标。点进去一看，‘自定义字段’四个字下面列着文本、数字、下拉框、日期几种类型。我试着新建了一个‘临时增补人数’的数字字段，又顺手给原来的‘签到状态’加了‘迟到超15分钟’这个选项。保存后刷新页面，新字段直接出现在表格第一行。

更巧的是，当天晚上运营同事更新了签到二维码，扫码时自动弹出了‘是否为临时报名’的勾选项。第二天早上我还没到公司，就收到消息说现场志愿者已经按新分类清点座位了。

周一晨会，主管盯着大屏上的数据汇总问：‘这次怎么连迟到的人都标了颜色？’我说是随手设的条件格式，把‘迟到超15分钟’的单元格标成浅红。她愣了一下：‘你什么时候学会做这种自动化了？’

其实哪有什么自动化。我只是发现，在这个系统里，改个字段就像改Word文档一样简单。以前我们要提需求给IT部，排期至少两周；现在我自己花三分钟拖个下拉框，第二天就能用。

后来我开始琢磨更多细节。比如给每场活动加上‘物料消耗预估值’字段，关联到库存模块后，行政同事能提前看到茶歇准备量；再比如把客户职业做成可筛选标签，市场部做复盘时直接导出数据画饼图。最意外的是财务，他们发现报销凭证能自动关联活动编号，核销速度比之前快了一倍。

前几天新来的实习生小声问我：‘你怎么知道该加哪些字段？’我说哪有什么标准答案，就是每次被问题卡住的时候，想想如果表格能多一句话，会不会省事些。就像那天临时加人，要是表格早就有‘增补’这一栏，我何必拿笔在边上画圈？

现在我们组的活动表里，有带星标的重点客户标记，有自动计算的到场率公式，甚至还有个‘突发状况记录’的长文本区。上周办亲子场时空调坏了，我在备注里写了处理过程，结果第二天就被项目经理抄去当应急预案模板了。

昨天路过茶水间，听见两个同事讨论：‘要不我们也去改改自己的项目表？’其中一个正拿着手机看蓝点系统的操作视频。我没出声，但心里觉得，可能比流程优化更重要的，是让每个人都能随时动一下那个本该灵活的工具。