上周三下午，行政部那台用了五年的激光打印机突然罢工，屏幕上只跳出一行字：‘碳粉不足，请更换硒鼓。’

老李去仓库拿新硒鼓，结果发现库存记录显示还有三支，实际架子上却空空如也。他翻出领用登记表——纸质的那种，密密麻麻手写的小字，日期跳着、人名连笔、数量对不上。最后还是隔壁部门小刘说‘我上周拿了一支，没来得及登记’，才勉强凑齐线索。

这已经不是第一次了。办公室的打印耗材，像纸张、硒鼓、墨盒，看起来不起眼，但一年下来采购单加起来有二十多笔，总金额快四万。没人说得清到底都去了哪儿，谁用得多，有没有重复申领。

以前我们也试过用Excel管。建了个共享表格，设了几个标签：‘申请部门’‘领取人’‘日期’‘物品名称’‘数量’。可问题很快来了：有人填错列，有人漏填，版本一多就乱套。更麻烦的是，没法自动提醒。等发现某种硒鼓快没了，往往已经断货三天，临时加急采购，价格贵不说，还耽误事。

后来IT小陈提议试试蓝点通用管理系统。他说这东西不预设模板，想怎么管就怎么管。我们半信半疑，让他先拿耗材试试。

第一周，他把所有耗材建成了一个‘资产库’，每个物品有唯一编码，比如‘TP-LJ-001’代表某型号黑色硒鼓。然后做了个申领表单，字段包括申请人、部门、用途（会议材料/客户文件/内部传阅）、预计打印量、旧硒鼓是否回收。最关键是加了个‘库存预警’规则：当某种耗材低于5个时，系统自动发消息给行政和采购负责人。

第二个月初，系统生成了第一份耗材分析图。我们才发现，销售部虽然人数不多，但打印量占全公司43%，主要集中在月底做客户方案。而行政部门自己反而是第二大‘消耗户’——原来每次办活动，宣传页一印就是上千张，但从没单独统计过。

有了数据，讨论方式变了。不再是‘谁又忘了登记’，而是‘能不能把宣传页改成电子版初稿？’‘销售方案能不能统一排版节省纸张？’我们还设了个‘绿色办公积分’，每回收一个旧硒鼓加1分，季度排名前三的部门能兑换办公零食礼包。没想到这个小游戏居然让回收率从38%涨到了79%。

最让我意外的是，这套逻辑后来被财务部抄走了。他们用同样的结构管发票打印纸和装订耗材，甚至把‘申领理由’和报销单号关联起来，审计时一查一个准。再后来，人事部也开始用它跟踪员工工牌补办记录，连门禁系统的换卡日志都接进来了。

现在我们管这个系统叫‘杂事底座’。它不炫技，也不替代专业软件，就是把那些散落在Excel、微信、抽屉角落里的小管理动作，安了一个看得见、理得顺的家。上次开会，老板随口问了一句：‘咱们去年打印成本降了12%，是怎么做到的？’没人提系统，但所有人都下意识看了眼电脑右下角那个蓝色的小图标。