老李走的那天下午，行政在群里发了句‘已办完离职手续’，我顺手点开我们内部那个用了两年多的审批系统，想把他的账号停掉。结果刚点进用户管理页，就卡住了——

他名下挂着67条待办流程，其中12条是物资领用审批，3条涉及项目预算核销，还有两条是正在走的供应商合同会签。更麻烦的是，有5个表单模板的默认审批人还是他。

我只好一条条手动转交，再找IT帮忙清除角色权限。忙到晚上八点多，才把所有关联项清理完。第二天一早，采购部来问：‘为什么我们提交的耗材申请卡住了？’一看，果然是某个二级审批节点还绑着老李的名字。

这事之后，部门开了个小复盘会。不是怪谁，而是发现一个被忽略的问题：我们在设计流程时，只考虑了‘怎么走通’，却没想过‘怎么退出’。就像修路，只想着车怎么开进来，没留出口。

后来新来的IT小张提了个建议：能不能让每个岗位的权限和流程角色解耦？比如，‘市场部主管’这个角色对应哪些审批权限，应该独立配置，而不是直接绑定具体的人。人员变动时，只需更换角色持有者，流程本身不用动。

我们试了几个工具，有的太死板，改个角色要走工单等三天；有的又太复杂，光是设置继承关系就要看半天文档。直到试了蓝点通用管理系统，才发现原来可以这么灵活。

它允许我们用‘角色+条件规则’的方式定义权限。比如，‘部门预算审批’这个节点，自动指向当前‘在职且职级为经理及以上’的该部门成员。如果这个人调岗或离职，系统检测到角色变更，就会触发提醒，并支持一键指定接任者，历史流程也能自动归档到新人名下。

最让我觉得贴心的是它的‘权限沙盘’功能。在正式调整前，可以模拟某个员工离职后，哪些流程会受影响，哪些数据将无法访问。我们第一次用这个功能做预演时，发现财务部的一个报销规则居然依赖一位已退休三年的老主任的账户权限——这种隐性依赖，要不是这次排查，可能永远都不会被发现。

现在，我们把岗位说明书里的职责条目，一条条拆成系统中的‘权限单元’。比如‘负责月度办公用品申领审核’，就对应一个可复用的审批角色，谁上岗谁启用。交接不再是‘打包发个账号密码’，而是‘移交一组角色标签’。

前几天，实习生小陈轮岗结束回总部，她在系统里提交了角色释放申请，勾选了自己曾参与的7个流程节点。系统自动生成交接清单，推送给她的导师和接任同事。整个过程不到十分钟，没人开会，也没人发邮件追问。

昨天碰见人力总监，她说最近做组织盘点，发现跨部门协作的平均响应时间比上季度快了40%。她以为是我们优化了KPI考核，其实我们知道，真正起作用的，是那些看不见的权限设计——让正确的人，在正确的时间，拿到正确的控制权，不多也不少。

有时候我在想，管理的本质，或许不是不断加功能、增环节，而是提前想好‘退出机制’。就像插头，不仅要插得进，更要拔得出，还不伤插座。