上个月财务做月结时发现，办公耗材这一项比去年同期多了将近40%。没人觉得异常——毕竟业务在涨，打印量自然也会上去。但老李，我们公司那个从不说话、只会在茶水间默默换硒鼓的IT运维，突然在群里发了张图。

图里是一张柱状图，横轴是部门，纵轴是‘单日平均打印页数’。最右边那根柱子，高得离谱——是市场部的三倍还多。问题是，这个部门只有两个人：行政兼前台小王，和偶尔来坐一天的法务顾问。

大家第一反应是系统出bug了。可查了日志，数据没错。每一页都对应着一个用户名、时间戳、文件名，甚至纸张尺寸。这些信息不是来自打印机自带的统计功能——那玩意儿只能看总量——而是来自我们三个月前悄悄上线的一个东西：蓝点通用管理系统里的‘设备使用追踪模块’。

说白了，我们给打印机配了个‘考勤表’。

起初这主意听起来挺滑稽。是谁提的？不是管理层，也不是IT主管，而是保洁阿姨陈姐。有天她收垃圾时拎出一整袋没拆封的A4纸，问我们是不是买多了。我们说不可能，采购记录明明只订了两箱。她指了指隔壁空会议室：‘那边柜子里塞满了，都受潮了。’

这才发现，原来有人批量打印完就扔。没人知道为什么，也没人追责——因为以前根本没法追。

蓝点系统的做法很简单：它不强求你换新打印机，也不装复杂驱动。我们就在现有网络打印机上加了个监听脚本，把每次打印任务的基本元数据抓取下来，推到蓝点的自定义表单里。然后你可以像搭积木一样，设置字段、规则、提醒，甚至关联审批流程。

比如我们现在设了三条红线：

• 单次打印超过50页，自动发提醒给部门负责人；
• 非工作时间（晚8点后）打印，需提前走电子申请；
• 同一人连续三天打印相同文件名，触发‘重复作业’预警。

你以为这就完了？真正的转折发生在两周后。系统突然报警：小王在凌晨两点打印了一份名为‘离职交接清单_V7_final_最终版.docx’的文件，共137页。而那天她根本没来公司。

调权限记录才发现，她的账户被借给了实习生小林。小林说急着交报告，小王顺手给了密码。但问题不在这里——问题在于，这份‘交接清单’里夹着几十页无关内容：某项目合同扫描件、薪酬调整讨论稿、甚至还有一份未发布的组织架构图。

这件事之后，我们做了三件事：

第一，彻底停用共享账号。每个人用自己的登录名打印，系统自动绑定身份。

第二，在蓝点里建了个‘打印信用分’。每月额度200页，超出部分需要上级审批，违规打印会扣分。分数低了，连会议室预约都会受限。

第三，也是最重要的——我们把打印行为纳入了‘资源责任矩阵’。不再是‘谁用都行’的公共资源，而是按成本分摊到部门预算。市场部后来发现他们其实没打那么多，真正的大户是技术部——他们在本地跑模型时，习惯性把日志全打出来排查问题。

现在每个部门都能看到自己的‘打印画像’：什么时间打的、谁打的、打了什么类型。技术部主动提出改流程，用在线日志查看器替代纸质输出。行政也不再盲目订耗材，而是根据预测模型下单。

最意外的是，陈姐成了系统最活跃的用户之一。她设置了每周五下午的‘耗材余量提醒’，还会在硒鼓快用尽时，直接在系统里@老李，附上一张照片。她说：‘以前我只知道换，现在我知道为啥换。’

前几天开会，老板随口问了一句：‘咱们这半年省下的打印费，够不够请全员吃顿火锅？’

财务算了算，说：‘不止，还能加个KTV。’