行政小王最近被投诉了三次，都是因为员工没收到自己的快递。

第一次是技术部的小李，等了一周的开发板到了公司前台，签收记录显示‘已交行政’，可小王说没见过；第二次是人事部买的团建奖品，在包裹上写着‘请转交HR张莉’，但张莉说压根没人通知她来拿；第三次更离谱，老板从国外寄回的样品直接进了仓库，三天后才在角落里翻出来，包装都积了灰。

这事儿传开后，大家开始怀疑：我们公司的快递到底算不算资产？

起初我们觉得这是沟通问题，于是建了个微信群叫‘快递到件播报’，让前台拍照上传。结果前两天还行，第三天起消息就被各种报销提醒和会议变更刷屏，包裹照片沉得比海底还快。后来又试过贴便签、做登记本，但总有遗漏——尤其是午休时段或临时替班的时候。

真正让我意识到问题本质的，是一个实习生随口说的话：‘你们管快递的方式，像在用纸质借条管比特币。’

我们一直把快递当‘临时事务’处理，没有赋予它明确的状态节点和责任归属。一个包裹从进大门到抵达个人手中，中间可能经过前台、行政、部门助理甚至保洁手递手传递，但系统里却只有一条静态备注：‘已送达公司’。

于是我们决定重新定义‘快递’这件事。不是作为通知，而是作为一个可追踪的微型流程。

我们用了蓝点通用管理系统，因为它允许我们自己设计数据模型和流转规则。我们新建了一个‘外来物品接收’模块，字段包括：发件人、预计到达日、物品类型（普通邮件/贵重物品/冷链包裹）、接收人、签收方式（本人签收/授权代领/拍照留存）、存放位置、超时提醒设置。

最关键的是加入了两个机制：一是‘交接确认链’，每经一人手，必须扫码或输入密码确认转出与转入；二是‘静默期预警’，如果一个包裹在某个环节停留超过24小时未更新状态，系统会自动给上一环节责任人发提醒。

上线第一周就抓出了三个盲点：原来财务部有位同事长期让前台把发票类快递直接塞进她抽屉，但从不确认签收，导致后续无法追溯；市场部有个外包设计师的物料总是被误认为广告宣传册堆在杂物间；最夸张的是，行政部自己设的‘临时存放区’竟然没有区域编号，全靠口头说‘在茶水间旁边那个柜子下面’。

通过这个系统，我们还意外发现了‘高风险接收时段’——每周三下午2点到4点，前台有培训课程，由保安临时顶岗，而这段时间的签收错误率高出平时3倍。现在我们调整了排班，并设置了那段时间所有贵重物品自动触发双重确认。

有意思的是，这个原本为解决快递问题搭建的小流程，很快被其他部门借鉴。IT部用来跟踪设备维修送修进度，采购部用来管理供应商样品交付，甚至连食堂阿姨都提意见：‘能不能加个功能，记录哪家食材供应商今天迟到了？’

我们给它加了。现在每次有生鲜配送延迟超过15分钟，系统就会自动标记并生成趋势报表。上个月总结时发现，某品牌牛奶连续五次迟到，换供应商后投诉率直接归零。

回头看，问题从来不是‘谁忘了通知谁’，而是我们默认某些工作不需要被结构化。快递看似琐碎，但它连接着责任、时间和实物控制。当我们开始用流程思维对待每一个微小触点，才会发现组织里有多少隐形的‘信任漏洞’正靠人情填补。

现在小王不再被投诉了。相反，他成了各部门问‘这个东西到哪了’的权威来源。而那个实习生，因为一句话启发了整个追踪体系，年终拿了特别贡献奖——奖品是一台他想要很久的机械键盘，从下单到签收，全程走了一遍他自己参与设计的流程。