我们公司行政部那台老夏普打印机，旁边常年贴着三张不同颜色的便利贴。最早只有一张蓝色的：‘请打完记得取走，谢谢！’ 后来不知道谁加了张黄色的：‘双面打印！节约用纸！！’ 再后来，粉色那张写着：‘技术部文件勿动，否则后果自负’——字迹明显带着火气。

这三张纸条安静地贴了快两个月，直到某天早上，市场部的小林去打印投标书，顺手拿走了技术部正在等的一份架构图。五分钟后，技术总监冲进行政办公室，手里捏着那张被误拿的纸，脸比打印机故障灯还红。

没人知道是谁先开始的，但从那天起，那堆便利贴突然‘升级’了。有人用Excel做了个打印登记表钉在墙上，要求每打一份文件就填时间、姓名、页数。第二天就有人在旁边贴了张纸条：‘谁有空天天填这个？’ 然后是有人提议用企业微信接龙，结果每次都要翻半天历史记录。再后来，行政主管干脆买了个带日志功能的智能打印机，可设置复杂得像编程，最后还是回归到原始的手写登记本。

这场‘打印管理危机’持续了整整三周，直到新来的IT实习生阿哲，在周五下午默默打开了一款叫蓝点通用管理系统的工具。他没跟任何人说，只是花了一个小时，搭了个简单的‘打印任务登记’模块。字段很简单：申请人、部门、文件名、页数、是否加急、打印状态（待打印/已打印/已领取）。他还设了个自动提醒——文件打印完成后30分钟未领取，系统会通过企业微信自动@申请人。

最妙的是，他把权限设成了自定义。普通员工只能提交和查看自己的记录；行政人员可以标记‘已打印’；而技术部那种敏感文档，他单独加了个‘特殊文件’标签，只有指定人才能操作领取确认。

第一天上线，市场部小林打印标书时顺手填了信息。半小时后，他手机一震：‘您在15:23提交的《Q3投标方案》已完成打印，请及时领取，超时将自动提醒上级。’ 他差点以为是哪个同事恶作剧。

三天后，行政主管发现那个手写登记本再也没人用了。一周后，技术总监主动找到阿哲，问他能不能加个‘打印次数限制’功能，防止某些人反复打印测试稿浪费碳粉。阿哲笑了笑，在系统里建了个规则：同一文件名24小时内重复提交超过两次，自动弹出提示框。

其实蓝点这软件没什么特别炫的功能，但它胜在‘能随便改’。比如后来财务部看到眼热，借了这个模板，改成‘报销单进度追踪’；人事部则拿去管‘入职物料准备清单’，连保洁阿姨都学会了用它登记‘各楼层纸巾补充情况’。

有次我问阿哲，为什么偏偏选这个系统？他说：‘别的软件都是“你必须按我设计的来”，蓝点是“你想怎么管，就怎么搭”。比如打印这种事，根本不值得专门买套DMS（文档管理系统），但用Excel又没法自动提醒。它正好卡在“太复杂”和“太简陋”中间那个缝里。’

现在那三张便利贴还贴在打印机上，只是底下多了一行手写小字：‘登记请用蓝点系统，纸条过期不候。’ 偶尔有访客好奇地问那是什么，我们就笑着指指墙上的二维码：‘扫一下，自己建个流程玩玩？’