仓库老王不爱说话，但每年盘点都零差错。他桌上那张手写的‘纸箱破损评分表’，一开始谁也没当回事——几行字，画了些横线和圈圈，像小孩涂鸦。直到有次退货激增，品控追查源头，翻到这张表，才发现它已经默默记了半年的数据。

表格很简单：每批货来，老王拿小刀划开角落，看内衬有没有压痕、边角是否起翘、封口胶带粘不粘手。然后打分，1到5，5是完美，1是‘这箱子怕是路上被车碾过’。旁边还歪歪扭扭备注：‘2023-07-12，B区第三排，同批次三个角塌，疑似运输堆高超限’。

财务一算账，发现问题出在采购压单价。为了省两分钱一个箱子，换了家新供应商，纸厚了0.1毫米，抗压却掉了三成。运输一颠簸，内盒挤压，客户收货时发现产品轻微变形，直接退单。一来一回，物流+售后成本翻倍，还伤口碑。

这事之后，采购部开始参考老王的评分数据。但问题来了——他只管入库，不出库；只记大项，不联动订单；更没法实时同步给外地仓。有人提议做个Excel模板，可填着填着又变成各自为政，格式对不上，数据沉在个人电脑里。

后来IT试着上了个固定表单系统，字段锁死，改不了。结果新问题来了：某天来了异形包装，标准箱型选项里没有，录入卡住；又有一次临时加了防潮膜，流程里没这一项，记录漏掉。老王摇头：‘系统太死，不如我这张纸活。’

转折点是行政买打印机耗材，顺手用了新推的‘蓝点通用管理系统’做审批流。技术部小刘看着界面，突然说：‘这东西能自定义？’ 试了两天，把老王的评分表搬了上去，不仅还原了原始字段，还加了几样活功能：拍照上传破损细节、关联采购订单号、自动提醒超3分的批次进入重点抽检。

最关键是——谁都能改。采购发现少了个‘印刷模糊’选项，自己添上；品控想加个湿度记录，拖个字段就成。连老王都被拉去培训半天，回来自己建了个‘季节性包装建议库’，比如‘梅雨季禁用单层瓦楞’这种土经验，现在全公司可见。

系统没强制所有人用，但数据一透明，变化自然发生。采购谈合同不再只比单价，附上历史评分趋势图；物流调整堆叠规则，按箱体承重分级存放；连供应商也开始收到反馈报告，有家干脆主动升级了材质。

前阵子复盘，退货率降了41%，纸箱相关投诉归零。老板问是不是换了高价包装，采购笑：‘还是原来的价，但知道怎么选了。’

其实改变的不是箱子，是信息流动的方式。一张评分表原本只是一个人的观察，一旦能被结构化、共享、迭代，就成了组织的记忆。而工具的关键，不在于多智能，而在于能不能让老王这样的普通人，把自己的经验‘长’进系统的骨头里。