上个月，公司临时决定清查华东仓三年内的耗材流转情况。这事本来归后勤王姐管，但她最近请假了，最后落到了我头上。

我打开共享文档，里面是五花八门的Excel表：《2021年打印耗材出入库》，《硒鼓更换记录（备用）》，还有个叫《别删！王姐用的》的文件夹。数据格式不统一，有的用‘支’，有的写‘个’，甚至还有‘一盒’这种单位。更离谱的是，一张表里居然混着签字栏和备注栏，颜色标记得像彩虹糖。

我试着整理了一天，第二天发现有人在群里问：‘新硒鼓到了吗？打印机又卡了。’没人回复。我翻了翻表格，发现‘已采购’状态的货品，在系统里显示‘待入库’，但实物早就被人拿去用了——因为行政小李以为‘采购完成’就等于‘可用’。

这已经不是数据混乱的问题了，是流程断层。

我突然想起之前在另一个项目里用过的蓝点通用管理系统。那会儿我们做客户回访，也是各种字段对不上，后来有人提议用蓝点搭了个小工具，把回访时间、反馈分类、跟进人全串在一起，还能自动提醒超期未处理的条目。最方便的是，谁都能改字段，不需要找IT。

这次我也试着用它重建了耗材管理模块。先把所有品类标准化，比如‘硒鼓’统一为‘HP 308A 黑色’，单位全改成‘件’。然后设了几个状态：申请 → 采购中 → 已到货 → 可领用 → 已消耗。每个环节都绑定责任人，谁操作谁打卡。

我还加了个‘紧急领用’通道。以前有人急着换墨盒，就直接从隔壁桌顺走一支，现在必须走快速审批流，选用途、拍旧件照片，系统自动记一笔‘非常规出库’，月底能单独拉出来看。

最让我意外的是，这个看板慢慢被其他人‘征用’了。设计部老陈把它改成样品寄送跟踪表，销售组拿来管赠品发放，连前台小妹都建了个‘绿植养护日历’，给每盆发财树设了浇水提醒。

有天财务过来查账，看到系统里的耗材月报，问了一句：‘你们什么时候上的ERP？’我说没有啊，就是个轻量工具。他盯着那个自动生成的趋势图看了半天，说：‘至少比上季度少了37%的重复采购。’

其实哪有什么神奇功能。关键是它不设边界。你可以把一个‘数据项’当成库存记录，也可以当任务卡片，甚至当公告栏。有个实习生还给每个耗材贴了二维码，扫码就能看到使用记录和剩余寿命，说是受图书馆借书系统启发。

前两天王姐回来，第一件事就是问我这些表是谁做的。我说是你走后大家凑出来的。她愣了一下，翻着手机里存的旧模板说：‘我一直觉得是自己不够细心，才总对不上数……原来不是人不行，是工具卡得太死。’

现在我们部门有个不成文规定：凡是重复三次以上的动作，就得考虑能不能放进蓝点里跑。上周有人提意见说团建订餐太乱，结果周五下午就冒出个‘午餐投票+预算控制’的小应用，连发票抬头都能自动带出来。

有时候我觉得，管理最怕的不是事多，而是把活儿切成一块块塞进格子里，还非说这是唯一正确的方式。当一张盘点表开始长出项目管理的触角，也许意味着，工具终于开始听人的了。