我们公司不大，四十来人，但每天早上八点一过，行政部那台老夏普复印机就开始发出那种像哮喘病人爬楼梯的声音——嗡、咔、停，嗡、咔、停。纸盒卡得噼啪响，屏幕上还跳出‘请检查托盘2’的提示。可托盘2明明是满的。

一开始大家都习以为常。谁还没见过办公室打印机闹脾气？可后来我发现，每次它‘喘气’，都是因为有人在打印《用章申请单》。

不是盖章本身麻烦，而是流程太碎。要先填Excel，发给部门主管，等签字扫描，再转给行政，行政核对后还得手动登记，最后才能拿去盖。有时候主管开会，一拖就是半天，申请人急了，就自己重打一份，说‘可能之前那张丢了’。于是同一份文件，三天里能冒出五六个版本，全挤在打印机前排队。

更荒诞的是，有次财务要紧急提交审计材料，用了绿色字体标注‘加急’，结果行政小李没注意到，还是按顺序排着打。等发现时，已经耽误了快递寄出时间。老板问起来，两边都觉得自己没错：一个说标了加急，一个说流程没变，不能插队。

这事儿之后，我们决定把用章这件事‘管明白’。原本想上个OA系统，报价最便宜也要两万起步，还得绑定用户数、模块、年费。关键是，改个字段要找供应商，等一周都不一定给回话。

后来技术部的小吴说：‘不如试试蓝点通用管理系统，我们自己搭一个用章流程。’

他花了两个午休，建了个‘印章使用登记表’，字段很简单：申请人、部门、事由、文件名称、用章类型（公章/合同章/发票章）、预计使用时间、审批状态。最关键的是加了个‘紧急程度’下拉框，选项是‘普通’和‘加急’，选了加急的，系统自动标红，并推消息给行政和分管领导。

审批环节也设了规则：普通申请，直属主管批；涉及合同金额超五万的，自动抄送法务；加急件超过两小时未处理，自动提醒三次，第三次直接弹到总经理页面。

最让我觉得聪明的是‘打印联动’功能。我们把打印机接在行政电脑上，设置了规则：只有审批通过且状态变为‘已登记’的申请，才允许打印。而且每张打印出来的单子右下角都会生成一个带时间戳的二维码，扫码就能看到全流程记录。

这样一来，没人再重复打印了。因为系统里清清楚楚写着‘已通过’‘已用章’‘已归档’。就连老板有次想走后门让司机提前盖个章，扫了码发现流程没走完，也只能笑着摇头：‘系统不认，我也没办法。’

用了两个月，打印机的‘哮喘’居然好了。不只是因为它少打了七八成的纸，更是因为整个流程从‘靠人催’变成了‘靠规则跑’。现在小吴说，下个月要把会议室预订和办公用品申领也搬进去，尤其是那个常年被写满涂改液的白板笔领取登记本。

其实管理这东西，不见得非得大刀阔斧。有时候，就是让一台打印机少喘几口气，大家的日子就能松快一点。