财务部打印机旁边贴着一张皱巴巴的便签纸，上面是小林手写的几行字：

1. 发票背面写工号；
2. 出差类发票按日期排序；
3. 打车票贴黄标签；
4. 超500元需附说明……

这张纸最早只是给新来的实习生看的。小林是财务部最年轻的会计，做事细，爱总结。她发现每个月初报销高峰时，总有几十张单子被打回来——不是发票贴反了，就是附件漏了部门负责人签字。退回去重走流程，员工烦，财务也累。

她试过发邮件提醒，没人看；在群里@全员，被刷屏淹没；后来干脆打印了一份‘报销避坑指南’，贴在打印机边上。没想到，这张纸还真起了点作用。退单率降了三成。

但问题没根除。有人还是把餐饮发票贴在交通费下面，有部门集体出差却各自提交，导致审批人要翻十几张单子核对行程。

直到有天，行政部小赵路过财务室，顺口说了一句：‘你们这不就是缺个模板吗？’

小林愣了一下。模板？Excel表单她倒是做过，可每个人情况不同，硬套模板反而更麻烦。而且，一旦有人改了格式，下一个人复制过去就乱了。

真正转机出现在季度流程优化会上。IT部提到公司最近上线了一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是让非技术人员也能自己搭管理流程。小林抱着试试看的心态注册了账号，花了一个周末研究。

她先从最头疼的‘差旅报销’入手。在系统里新建了一个‘报销单模板’，把发票类型设为必选项，还加了逻辑判断：选了‘市内交通’就不能填住宿金额；选了‘多人同行’，系统自动弹出‘同行人名单’字段，要求填写工号。

更关键的是，她设置了‘智能提示’。比如，当员工上传一张高铁票但未勾选‘是否含餐补’时，系统会跳出黄色提醒：‘单程超2小时可申领餐补，请确认’。这种细节，以前全靠人工盯，现在机器自动拦。

她还悄悄埋了个‘数据彩蛋’——把各部门每月人均报销处理时长做成可视化图表，每周更新一次，匿名发布在内网公告栏。起初没人注意，直到某天技术部发现自己排在倒数第二，立刻有主管找上门问：‘我们到底哪里卡住了？’

小林调出数据一看：原来是技术部习惯把所有零散支出塞进‘办公耗材’，导致财务需要逐笔核实。她建议他们启用系统里的‘研发物料专项报销流’，分类更细，审批更快。两周后，技术部的处理时长下降了40%。

渐渐地，其他部门也开始主动来找小林‘定制流程’。销售部想要一个客户礼品申领通道，要求自动关联预算额度；人事部搭了个离职补偿金计算模型，输入司龄和职级，自动算出N+1金额并生成审批链。

最有趣的是保洁团队。她们文化程度不高，原本对电子系统有抵触。后来小林帮她们做了个极简版‘物资申领表’，只留三个按钮：‘扫帚’‘拖把’‘垃圾袋’，点一下，选数量，拍照旧物，提交。队长王阿姨试了一次就说：‘这比写申请省事多了。’

现在，那张手写便签早就被撕掉了。取而代之的是墙上一台平板，实时显示着全公司各类流程的运行状态：绿色是正常流转，橙色是即将超时，红色是卡在某环节超过48小时。

有次老板路过财务室，看见一群人围着平板讨论某个红色预警，随口问了一句：‘这是什么系统？’

小林笑着说：‘一个让规则自己说话的东西。’

其实她没说的是，这个系统最厉害的地方，不是自动化，而是把那些藏在老员工脑子里的经验、贴在墙上的便签、微信群里反复解释的注意事项，全都转化成了可沉淀、可复用、可迭代的数字规则。谁都可以改，谁都能看懂。

前几天，实习生小陈想申请实习证明，点开系统发现已经有预设流程，填完信息，两小时后就收到了盖好章的PDF。他惊讶地问：‘这流程是谁建的？’

小林正低头整理发票，头也不抬地说：‘上个月离职的那个实习生。’