上周三下午四点十七分，行政部的惠普M609dn突然罢工。不是卡纸，也不是缺墨，而是打印队列里堆着37个未完成任务——全是财务部的报销单，每张都打了两遍，有的甚至三遍。办公室角落传来一声叹气：‘又来了。’

这事其实每月都来一回。月初报销高峰，总有人打完不签字就走，后来的人以为没打，重新提交，结果同一份文件在系统里滚雪球。最夸张的一次，一张差旅补贴单被打了九次，A4纸堆得像小山，最后保洁阿姨拿去垫了茶水间的拖把桶。

以前我们试过贴便签：‘打完请勾选✔️’。有用三天。后来升级成微信群提醒：‘谁在打报销？打完吱一声！’结果群消息刷得太快，没人看。再后来让财务自己带U盘来，行政监督打印，结果出纳小陈抱怨：‘我每天跑五趟行政台，比跑银行还勤。’

转折点是上个月新来的实习生小吴。她看着满地废纸，随口说了句：‘能不能让打印机自己记账？’没人当真，除了IT老张。他翻出公司去年买的那个‘蓝点通用管理系统’——当初说是‘人人可自定功能’，结果一直躺在角落吃灰，因为大家觉得‘不就是个表格工具嘛’。

老张花了两个午休时间，在蓝点系统里建了个‘打印任务登记表’。字段很简单：文件名称、申请人、部门、页数、打印时间，外加一个‘状态’下拉框，选项是‘待打印’、‘已打印’、‘已取走’。最关键的是，他设了个规则：同一个文件名+申请人组合，24小时内不能重复提交。

他还顺手做了个二维码，贴在打印机侧面。员工扫码就能登记任务，系统自动推送状态变更到个人微信。财务部现在打报销单，先扫码填表，选‘待打印’，然后该干嘛干嘛。等打印机响了，手机叮一声：‘您的6页报销单已完成，请至行政区取件并更新状态。’

更妙的是那个‘已取走’按钮。以前总有文件打印完没人认领，塞在托盘里积灰。现在不点‘已取走’，系统就一直标红提醒，申请人微信每隔两小时推一次通知，烦也烦死了。不到一周，滞留文件清零。

上周五，财务总监路过行政台，看见老张在调试新规则——这次是给合同盖章流程加了个‘用印次数计数器’。她愣了两秒，突然笑出声：‘你们这系统，怎么越来越像会呼吸的东西？’

老张头也不抬：‘不是系统会呼吸，是人把规则想活了。以前我们总想着管机器，其实该管的是动作之间的缝隙。’

最近行政部悄悄改了打印机旁的标语。旧便签写着‘节约用纸’，新贴的是一行小字：‘你的每一次点击，都在定义工作流的形状。’下面还是那个二维码，只是旁边多了行手写备注：‘别怕改字段，这里没人罚你试错。’

昨天保洁阿姨扫地时嘀咕：‘现在纸少多了，连垃圾桶都轻松了。’