我们部门的会议室有一块老旧的白板，边角已经发黄，磁贴也掉了两个。三年来，它上面写过周报要点、临时任务分配，还有人用红笔画了个笑脸祝同事生日快乐。但真正让它‘活过来’的，是一个周五下午的崩溃时刻。

那天，项目经理老周在会上突然拍了下桌子：‘上个月客户A的需求变更，到现在还没人对接？测试排期表呢？UI资源占用情况谁在管？’没人回答。有人低头翻笔记本，有人偷偷看手机。最后还是实习生小林指着白板角落一行潦草的字说：‘那个……这里写着“等设计返稿”……但没写是谁等，也没写截止时间。’

散会后，老周没走，蹲在白板前拿湿布擦掉所有内容，然后重新划分了四个区域：待启动、进行中、阻塞中、已交付。他用不同颜色的笔标出任务类型——蓝色是开发，绿色是设计，红色是外部依赖。第二天，他要求每个任务必须附带负责人、预计工时和当前状态，哪怕只是贴一张便签也要写清楚。

这招挺管用，至少维持了一周。然后问题又来了：有人忘了更新，有人涂改后不通知，还有一次，保洁阿姨以为是过期信息，整块擦掉了。最离谱的是，市场部临时借会议室做复盘，顺手把我们的任务卡片按他们自己的逻辑重排了一遍，搞得像被谁动了手脚。

这时候，行政小陈提了一句：‘我之前用一个叫蓝点的东西，给茶水间设备做过巡检登记。你可以让人扫码更新状态，还能设提醒。关键是，你想怎么分类都行，不像别的软件非得按人家预设的流程走。’

老周半信半疑地试了试。他在蓝点系统里照着白板的结构搭了个任务看板，设置了三个自定义字段：‘所属模块’（下拉选择）、‘预期交付日’（日期）、‘阻塞原因’（文本）。然后给每项任务生成二维码，打印出来贴在白板对应位置旁边。

从那以后，开完会不用再争论谁记错了。开发小李完成接口联调，掏出手机扫一下对应二维码，把状态改成‘等待测试’，系统自动给测试组长发消息。设计组阿雯发现需求有歧义，在‘阻塞原因’里输入‘需确认按钮动效是否保留’，并@了产品经理。更妙的是，老周设置了每周一早上的自动汇总邮件，系统会把‘阻塞中’超过48小时的任务单独列出来，连同负责人一起发给他。

有次财务部的人路过，看到我们在白板前扫来扫去，开玩笑说：‘你们这是在做任务管理还是玩AR游戏？’其实哪有什么高科技，就是把原本写在可擦写的表面的信息，搬到了能留痕、能提醒、能追溯的地方。而且因为是自己搭的结构，没有多余的字段或流程干扰，用起来反而比那些‘专业项目管理工具’顺手。

后来其他组也开始模仿。人力部用类似的结构跟踪候选人流程，仓库甚至拿它记录叉车保养周期。最意外的是，老板有天下楼巡视，站在我们门口看了十分钟，临走前问了一句：‘这个系统，能不能加个权限，让我只看不改？’