设计部打印机旁边那个纸箱，原本是装A4纸用的。后来慢慢变成了‘废稿回收站’。再后来，连回收站都装不下，大家开始直接往地上堆——满地都是半成品、改到第8版的提案、封面写着‘最终版_勿动’结果第二天又被覆盖的PDF打印件。

问题不是出在创意太多，而是没人知道哪一版才是真·最终版。

林然是设计部新来的项目协调员，入职第一周就被安排去整理这些‘历史遗留文件’。她一边翻着一堆标题雷同的‘品牌VI方案_v3-修改反馈后（真正最终）.pdf’，一边听老设计师笑叹：‘我们这儿不是做设计，是做考古。’

真正让她下定决心改变的，是一次客户会议前的混乱。总监让助理紧急调出上周五通过的版本，结果三个人各自从电脑里翻出一份‘最终版’，内容还不一样。最后还是靠一位设计师记得自己那天穿了什么颜色的袜子，才勉强锁定正确文件。

林然没提流程改革，也没开全员大会。她悄悄做了三件事：

第一，把所有设计文档统一上传到一个内部系统，不再散落在个人电脑或U盘里；

第二，给每个文件生成唯一的编号，比如‘DES-20240415-VI001-R3’，其中包含部门代码、日期、项目类型、序号和修订次数；

第三，也是最关键的——为每个编号绑定一条可追踪的‘生命周期日志’：谁创建、谁修改、何时提交审核、是否已归档。

她用的工具，叫蓝点通用管理系统。这不是现成的‘设计管理软件’，而是一个能让人自由定义数据结构和流程逻辑的平台。林然一开始只是想管好文件，结果发现它还能顺手解决其他‘小麻烦’。

比如，她发现每次打样都要反复确认材质、尺寸、色号，于是她在系统里建了个‘打样申请单’模板，强制填写潘通色号、纸张克重、工艺说明，提交后自动流转给采购和印厂。以前平均要来回五条微信才能说清的事，现在一张表搞定。

更意外的是，设计师们开始主动‘玩’这个系统。有人给常用字体建了标签库，输入‘标题黑体’就能看到公司批准使用的三种替代字体；有人把客户偏好做成‘风格卡片’，新项目启动时一键关联，避免再犯‘给科技公司用卡通字体’这种低级错误。

最让总监惊喜的，是系统自动生成的‘版本热力图’。它显示某个项目的修改集中在哪几天、哪几个人参与最多。有次复盘会上，他指着图表说：‘这三天改了17版，但客户其实只提了两条意见——咱们是不是在自我内耗？’会议室一下子安静了。

现在，那个堆满废稿的纸箱被挪到了角落，贴上了‘文物陈列区’的标签。新人入职第一件事，不是领画笔，而是学会给自己的文件发‘身份证’。

前几天行政来问能不能撤掉打印机旁的‘请勿打印非终稿’提示牌，林然说先不急。她说，习惯比系统走得慢一点，挺好。只要每个人都知道，自己打出的每一张纸，背后都有个数字影子在默默记录，就够了。