老张是公司仓库的老员工，干这行快二十年。每天早上七点到岗，第一件事就是绕库房一圈，边走边看，偶尔拿笔在本子上记两行字。他不怎么用电脑，Excel 表格对他来说像天书，但谁也不能否认——他记得住每批货什么时候进的、放在哪个角落、哪几箱外包装有点压痕。

可再厉害的记忆也有漏洞。上个月月底大盘点，财务带着人来对账，发现系统里显示有 30 箱 A07 型号滤芯，实际库存只有 22 箱。老张翻自己手写的记录本，说‘上上周发过一批，没来得及登’。对方皱眉：‘系统没走流程，等于没出库。’

这事最后以补单收场，但财务那边提了要求：以后所有出入库必须当天录入系统，否则不认。

老张挺委屈。‘我手机里都有照片！’他说着掏出那台屏幕贴了三层膜的老安卓机，翻出相册：一排排货架，纸箱子堆得整整齐齐，有些还贴着手写标签。‘你看，这箱是上周三下午出的，旁边那个空位就是它留下的。’

财务小姑娘看了一眼，笑了：‘照片不能当凭证啊，又没法批量导出，也没法查重。’

这事本来就这么过去了。直到有天行政小李路过仓库，看见老张蹲在地上，用手机对着一堆新到的塑料托盘拍照，一边拍还一边念叨：‘第 B 区南侧第三列，新增托盘 15 个……’

小李随口说了句：‘你这不就是在做数据采集吗？’

老张一愣：‘啥采集？我就怕记混了。’

‘你要是能把这些照片自动归类，加个时间地点，再打个标签，不就成结构化数据了？’小李其实也不太懂，但他前阵子参加公司组织的效率工具培训，听说过一个叫‘蓝点通用管理系统’的东西，说是连前台都能自己搭个会议室预约表，不用 IT 写代码。

第二天午休，小李拉着老张去了茶水间，打开自己电脑演示了一遍。

他在蓝点系统里新建了一个‘仓库巡检记录’模块。不需要开发，拖拖拽拽就拉出了几个字段：‘拍摄时间’‘区域编号’‘物料类型’‘数量’‘备注’。最关键是——加了个‘附件上传’，支持直接调用手机摄像头。

‘你以后巡查的时候，打开手机端，点“新增记录”，选个区域，拍张照，填两个数，提交就行。’

老张半信半疑试了一次。没想到，照片上传后，系统自动生成一条带缩略图的记录，时间戳清清楚楚，还能按‘B 区’‘A07 滤芯’这类关键词搜索。更让他惊喜的是，他之前那些旧照片，也能批量导入，补录成历史数据。

一周后，财务再来对账，发现系统里不仅有数字出入库，还有每次盘点的影像佐证。他们试着查了三次不同时间点的 B 区货架照片，对比之下，空位变化一目了然。

‘这比光看表格靠谱多了。’财务主管说，‘至少知道东西是不是真搬走过。’

后来这功能被顺手复制到了其他场景。工程部开始用它记录设备巡检，拍下仪表读数；品控组给每批原料拍照存档，标注瑕疵位置；就连保洁阿姨也学会了，打扫完洗手间就拍张照，上传到‘清洁打卡’表单里，行政再也不用猜‘到底擦没擦镜子’。

没人规定必须这么做，但大家发现，一旦某件事能被‘看见’，它就变得更容易被信任。

最近老张还自己琢磨出个新玩法：他在系统里设了个‘异常标记’字段，只要拍照时勾选‘包装破损’或‘数量不符’，就会自动推消息给采购和质检。有次他拍到一箱进口密封圈外箱浸水，系统刚提交，采购经理十分钟内就打了电话过来问情况。

‘以前这种事我也说，但人家问证据呢？我现在直接发链接。’老张嘿嘿笑，‘图在那儿摆着，谁也赖不掉。’

现在公司内部悄悄流行起一句话：‘你说不清，拍个照传蓝点里去。’

有时候管理并不需要多复杂的流程，可能只是让一线的人，用自己的方式把真相留下来。