上个月底公司做半年度盘点的时候，行政小陈翻出了一沓打印出来的会议室使用记录。她原本是想统计一下各部门的会议频率，结果一眼就看出问题来了——光是周三上午9:30到11:00这个时段，三个部门都在系统里标了‘已占用’。

可实际上，那间最大的会议室，那天早上根本没人去。

这种‘虚假占位’在我们公司不是新鲜事。以前用OA系统里的日历功能预定会议室，谁都可以点一下就锁时间，但临时取消、忘记释放资源的情况太多了。更头疼的是，有些人干脆绕开系统，直接在群里吼一句‘我十点要用3号厅’，其他人要么没看见，要么懒得去改，最后就是两拨人同时推门进来，尴尬得不行。

IT老李说这叫‘资源可见性塌陷’，听着挺玄乎，其实就是：系统里的信息和现实对不上，大家就不信它了，越不信就越不用，恶性循环。

转机是从财务部小林开始的。她负责组织季度报销培训，连续两次都被别的部门‘撞场’，气得直接找IT闹。她说：‘你们能不能做个功能，让我预定的时候必须填参会人、议题，还得上传一个五分钟内的签到照片？不然就算无效预定？’

老李一开始觉得太较真，但架不住小林天天追着问进度。后来他干脆试了试蓝点通用管理系统，发现这玩意儿居然真能实现这种‘带条件的锁定’。

他在上面建了个新的会议室管理模块，把原来简单的‘时间段+姓名’升级成了‘时间胶囊’模式。现在预定会议室，不仅要选时间，还得填几个字段：会议主题、预计人数、是否需要投影或白板。最关键的是，系统会生成一个倒计时二维码，会议开始前一小时才能扫码激活，激活后才算真正锁定。如果没按时扫码，资源自动释放。

更绝的是，他们还加了个‘信用分’机制。比如你连续三次预定却未使用，下次预定就得审批；反过来，按时开会、准时释放资源的人，信用分涨了，还能优先抢热门时段。

刚开始大家嫌麻烦，觉得填个表比开会还累。但两周后，奇怪的事发生了——会议室利用率反而提高了。以前总被‘占着不用’的黄金时段，现在基本都能排满，而且几乎没有冲突了。

最意外的是保洁阿姨王姐。她说现在打扫特别顺，因为系统会自动推送‘空闲通知’，她拿着手机就知道哪间刚散会，可以进去收拾。有次她还指着屏幕跟小陈说：‘这个红点的就是刚清掉的，绿的是马上要用的，我不识字也能看懂。’

其实蓝点这软件最厉害的地方，不是它自带多少功能，而是你想怎么设规则都行。人事拿它管加班申请，要求上传打卡截图和工作成果摘要；采购用它做供应商约谈登记，必须填完上次履约评分才能发起新预约；就连食堂阿姨都求着IT给她做个‘餐具回收打卡’，用来统计员工饭后自觉归还餐盘的情况。

上周五，老板路过3号会议室，发现门上贴了张手写纸条：‘本室已由时间胶囊锁定，请勿打扰’。他愣了一下，回头问小陈：‘你们最近是不是没为会议室吵过架？’

小陈笑了笑，没说是哪个软件立的功，只说：‘可能大家终于觉得，规则不是用来绕的，而是用来让事情变简单的。’