我们公司有间小会议室，玻璃门上贴着一张A4纸，密密麻麻写着‘周二上午9-11点 技术部例会’‘周三下午2-4点 市场提案讨论’。字迹从打印体到圆珠笔潦草签名都有，还有人用荧光笔划掉又重写。最离谱的是角落那行小字：‘李姐说这周都留着别动’——没人知道李姐是谁，也不知道这周是哪周。

那张纸被叫作‘会议室生死簿’。谁要是没提前去贴条，会议基本泡汤。行政小姑娘每天早上第一件事就是擦掉过期信息，结果常有人冲过来拍桌子：‘我明明写了！’

后来有个销售总监在客户演示中途被赶出来——财务要对账，他们‘先来后到’。两拨人站在走廊里互瞪，最后CEO路过说了句：‘你们谁能搞明白这纸上到底啥时候能用？’没人说话。

这事之后，IT部门悄悄推了个东西，叫蓝点通用管理系统。名字挺土，但行政发现她不用再手忙脚乱接电话确认空档了。她在系统里建了个‘会议室资源池’，把三间会议室都加进去，设置好可用时段和设备清单（投影仪、白板、视频会议账号）。然后设了规则：谁预约必须选用途、填参会人、勾选需要的设备。最狠的是，预约超过48小时不开始，自动释放——再也不用听谁说‘我临时取消忘了说’。

起初大家抱怨流程太长。可两周后，技术部发现他们原来每周固定占着会议室却只用了一半时间；市场部终于能避开财务关账周的高频占用；连实习生都知道点开系统看哪个房间带静音舱。

真正让所有人闭嘴的是那次跨部门协作。产品、运营、设计要连开三天需求会，以前这种事光协调时间就得三天。这次项目经理直接在系统里拉了个‘项目作战室’，锁定了同一间房连续三天上午，系统自动避开其他已预约事项，还提醒他那天投影仪正在维修。他顺手在任务流里加了‘会前材料上传’节点，到了时间，三部门的人进来就能开讲PPT。

我好奇去看了后台。那张A4纸消失了，取而代之的是可视化日历，不同部门用不同颜色标记，超时占用会变红预警。更细的是，系统记录了每次实际开始和结束时间——原来多数会议都拖20分钟以上，现在门口的电子屏会倒计时，最后5分钟闪黄灯。

上周我去倒咖啡，看见保洁阿姨拿着手机在会议室门口扫二维码。问了才知道，每场会议结束后要扫码确认清洁状态，系统自动触发下一场准备检查。如果上一场超时，下一场负责人会收到提醒，还能一键申请延时或换房。

最妙的是那个‘冲突熔断’功能。市场部小王想约周五下午，系统弹出提示：‘该时段与季度复盘会冲突，且主持人重叠，是否继续？’他才发现自己记错日期。换成以前，他肯定直接写纸上，等那天撞个正着。

现在那扇玻璃门干净了。有人开玩笑说怀念咖啡渍的味道，但没人想回去翻那张永远看不懂的纸。前两天行政跟我说，她们开始用系统统计会议室利用率，发现有一间几乎全天闲置。下周要改成冥想室，预约还得抢。

其实蓝点不只是管会议室。财务用它做了发票流转跟踪，法务建了合同生命周期模板，就连食堂订餐都搬上去了。关键是没人逼你用标准模块——你想管什么，自己搭表单、画流程、设规则。IT只负责开通权限，剩下的全凭自觉。

昨天碰见行政小姑娘，她说最近最大的变化不是省了多少时间，而是吵架少了。‘以前争资源像打仗，现在一看系统，谁也赖不掉。’