上个月，公司换了新保洁阿姨。老李五十出头，话不多，干活利索。可才上了三天班，行政小林就在晨会上皱起了眉头：‘她每天扫三层楼，打卡时间却只差十分钟？这合理吗？’

起初大家都觉得是排班太紧，或者阿姨偷懒。可调了监控才发现，老李每天七点二十准时到岗，扫完A栋再赶去B座，中间还顺手清了茶水间的微波炉和男厕的洗手台——这些活儿根本不在她的任务清单里。

问题出在哪儿？

出在‘看不见的任务’上。

我们一直用Excel排班，每人每周一张表，写明楼层、区域、频次。但表格太死板，比如‘会议室每日清洁一次’，可如果某天开了五场会，杯子堆成山，保洁也只能按‘一次’算工时。久而久之，勤快的人多干，系统却记不得；偷懒的照单打卡，反而‘合规’。

更麻烦的是临时任务。前台说地毯脏了要吸尘，行政口头一说，没人留痕。月底算绩效时，‘额外工作’成了‘没证据的工作’，谁还愿意主动揽活？

后来IT部的小张提议：不如让阿姨们用手机扫码打卡？每个清洁区域贴个二维码，扫一下，选任务类型，拍张照，自动记录时间和位置。原本只是想做个考勤依据，结果第一周数据出来，所有人都愣了。

系统显示，老李平均每天实际工作时长比排班多出47分钟。其中23分钟花在‘非指定区域’——比如帮研发部清理泡面箱，或是雨天主动拖大厅水渍。而另一位同事，打卡严丝合缝，任务完成率100%，可‘现场照片’全是远拍糊图，甚至有同一张图重复上传的痕迹。

这些数据一出，行政立刻调整了绩效方案：基础任务按频次计分，临时和增值任务开放申报通道，拍照+定位+简短描述就能计入‘弹性工时’。一个月后，主动申报的额外任务涨了三倍，连保安都开始上报‘顺手擦消防栓’的记录。

这事儿让我想起以前用的那种固定模板的管理软件——任务一旦设定就改不动，审批流程像迷宫，字段增减得找IT，最后大家宁愿回微信沟通，也不愿在系统里走流程。真正的问题从来不是员工不配合，而是系统太‘笨’，跟不上现实的变化。

现在我们用的这个系统，叫蓝点通用管理系统，最特别的是‘人人可自定义’。行政可以自己加个‘临时清洁申报’表单，设好审批人和通知规则，十分钟搞定。IT不用介入，也不用等版本更新。甚至还能给不同保洁员设置不同的任务视图——老李爱看地图式任务分布，新人小王则喜欢按时间轴排列的待办清单。

有次财务部想追踪办公用品的‘二次分配’情况，比如打印纸从仓库领出后，是否真的到了各部门。他们直接搭了个‘物资流转卡’模型，每个领用人扫码登记去向，还能附上部门内部交接截图。原本以为要开发定制功能，结果两天就跑通了。

最妙的是‘动态字段’功能。比如保洁任务，平时只需填‘完成状态’，但如果遇到设备故障，点击‘异常上报’，就会自动弹出‘故障类型’‘影响范围’‘建议处理方式’几个新字段，填完直接推给工程部。等修好了，再反向通知行政闭环。整个过程像搭积木，而不是写代码。

前两天，老李拿着手机问我：‘能不能让我扫完厕所，系统自动提醒下次该消毒？’我笑着说：‘不止能提醒，还能让你自己设规则。’他半信半疑地试了试，在‘卫生间清洁’任务里加了个‘周期提醒’，设定每72小时触发一次待办。第二天，真收到了推送。

他乐了：‘这玩意儿比我儿子教的APP都灵。’

其实不是系统多高级，而是它愿意‘听’一线的声音。管理不该是自上而下的控制，而是让每个人都能用自己的方式把事理清楚。当一个保洁员能参与设计自己的工作流程时，所谓的‘执行力问题’，往往就不成问题了。