采购部的老张最近有点烦。上周三下午，他照例把最新的供应商比价表发到部门共享文件夹，标注了‘终版-勿改’，结果第二天早上打开一看，‘终版’后面多了个‘（新终版-财务调过）’。再一翻修改记录，发现有七八处价格被悄悄调整，连币种都从人民币改成了美元。

这已经不是第一次了。上个月因为一份被误改的报价单，采购合同差点超预算20万。老张气得在茶水间嘀咕：‘这哪是比价，这是放漂流瓶许愿呢。’

其实问题出在流程太‘自由’。以前大家用Excel传报价单，谁拿到都能改，改完换个名字继续发。有人加税点，有人调汇率，还有人顺手把备注删了。等老张汇总时，五份‘终版’各有各的说法，根本对不上。

后来IT小王推荐了个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是能让每个人在同一个数据池里干活，但又不绑死格式。老张一开始不信，觉得又是那种花里胡哨的OA系统，还得填一堆字段。

可试了两周，发现不太一样。他们在蓝点上搭了个‘报价协作空间’，所有供应商信息、历史成交价、审批节点都挂在上面。最关键是，每次修改都会生成一个‘版本快照’，谁改了什么、什么时候改的，清清楚楚。而且系统能设‘字段锁’——比如价格一旦进入审批流程，谁也不能动，除非走变更申请。

有一次，财务小李想手动调低一个单价好让报表好看点，刚点编辑，系统就弹出提示：‘该字段已锁定，当前状态为【待副总审批】’。她只好走正规流程提了变更申请，顺便被主管问了一顿：‘为什么突然要调这个价？’

现在，采购部的报价单再也不‘漂流’了。新来的实习生第一天就被要求：‘别发Excel，直接进蓝点更新数据’。就连仓库老刘也学会了用手机扫码查最新协议价，再也不用打电话问老张‘这份货到底多少钱’。

前几天，销售部来借数据做客户报价，老张头一回没熬夜整理表格。他直接在系统里拉了个‘对外可见视图’，只开放部分字段，还加了水印。对方收到链接后回了一句：‘你们现在这么规范了？’

老张笑了笑，没说话。他知道，真正的管理不是靠‘终版’两个字镇场子，而是让每个数据都有迹可循，让每次改动都得亮明身份。有时候他还会故意在旧Excel里留个错误，看谁还会拿它当依据——最近一次测试，已经过去三周了，没人再中招。