行政小林发现，流程卡住的那天，其实是系统太听话

上个月公司搬家，行政小林忙得脚不沾地。新办公室刚落地，空调还没装好，打印机却已经堆在角落吃灰。最头疼的是工位分配——HR说人还没定，IT说网络端口不够，物业又要求先交押金才能进设备。

可最要命的不是这些，是那个谁也没当回事的‘临时工位申请’流程。

以前这种事都是微信一问，行政口头答应，贴个名字纸条就算完事。但这次公司上了新系统，所有资源调配都得走线上流程。小林本以为这是件好事，结果第一天就卡住了。

张工要来报到，工位还没批下来。他站在大厅等了四十分钟，最后是技术部老王看不下去，手动拉了根网线，用会议室椅子顶了半天。事后张工在茶水间开玩笑：‘我这算不算无流程用工？’

没人笑得出来。因为第二天，保洁阿姨擦地时误关了服务器机柜电源，整个审批流直接挂了三小时。待处理事项像雪崩一样堆在每个人待办列表里，连领一包打印纸都要排队等恢复。

问题出在哪？

我们原以为流程化是为了避免混乱，结果却发现，当系统太过‘听话’，反而放大了僵化。

比如那个‘临时工位申请’，设了三级审批：申请人 → 行政确认 → IT备案。听着严谨，可实际情况是，行政就在现场，一眼就能看出哪个位置空着、哪台电脑能用。非要等人层层点‘同意’，等于让灵活应对变成了机械等待。

还有一次，销售部临时来两个客户参观，想借两台备用笔记本演示方案。流程走到第二级时，审批人正在飞机上。等他落地处理完，客户都已经回去了。

大家开始抱怨：‘这系统怎么比以前还慢？’

直到有天，小林试着改了个字段。

她把原本固定的‘审批层级’改成了动态判断条件：如果申请类型是‘紧急借用’且使用时长小于4小时，自动跳过中间层级，只留行政备案记录。再加个‘超时自动通过’规则，设定两小时内未处理则默认放行。

改完当天，市场部临时要用投影仪，从提交到拿到钥匙，全程不到八分钟。后来他们开玩笑说：‘现在抢设备比抢演唱会票还快。’

其实这不是系统的错，而是我们一开始就把‘管理’等同于‘控制’。总觉得流程越严越好，节点越多越安全。可现实中的管理工作，很多时候靠的是临场判断和弹性协调。

真正高效的管理工具，不该是铁轨，而更像一条可调节的管道——平时稳稳输送，遇到突发能快速分流。

后来小林发现，她们用的这个蓝点通用管理系统，其实早就支持这类自定义逻辑。只是前期实施时，大家都忙着照搬旧制度，没人想过重新设计。

她索性拉了个小范围试点，把几个高频低风险的事项全部做了‘智能降级’处理。比如办公文具申领，单次金额低于50元的免审批；会议室预定冲突时，系统自动推荐附近可用空间并推送提醒，而不是直接驳回。

最有意思的是请假流程。以前病假也得提前走完审批，有人发烧到39度还在群里催领导点按钮。现在只要上传医院记录照片，系统识别后自动标记为‘紧急医疗事由’，即时生效，事后补材料就行。

变化悄然发生。人们不再把系统当成束缚，反而开始主动提需求：‘能不能让加班餐补和打卡时长联动？’‘项目结束后的资产回收，能不能自动触发清理任务？’

就连老板有次路过茶水间，听见两个实习生讨论：‘你那个流程是不是少设了个分支？应该按部门预算余额来判断是否升级审批。’他愣了一下，笑着摇头：‘现在连实习生都懂流程建模了。’

管理的本质，或许从来不是防止出错，而是让正确的事更容易发生。

当系统不再一味追求‘规范统一’，而是学会‘因地制宜’，人才真的能腾出手来做管理，而不是整天救火填表。