行政小林发现，流程卡住的那天，其实是系统太听话

公司年会前一周，行政小林在电脑前盯着屏幕发愣。会议室预定表上，原本该用来彩排的大报告厅被锁定了三天——从审批流看，是市场部提交的‘客户闭门沟通会’，但没人通知她要连用三天。

更奇怪的是，系统显示‘已通过’，可实际场地协调人老张却说：‘我根本没收到通知，也没点同意啊。’

这事听起来像bug，但查了一圈日志才发现，问题出在‘自动化规则’上。市场部小王为了省事，在流程设置里加了个条件：‘若48小时内无人驳回，则自动通过’。他本意是避免审批人出差时耽误进度，结果这个‘贴心’设计，让一场根本没人确认的会议，悄无声息地占用了核心资源。

我们总以为流程卡住是因为系统不够智能，其实有时候，恰恰是系统‘太听话’，才会出问题。

谁在替你做决定？

很多团队上了管理系统后，第一件事就是设一堆‘自动流转’‘超时跳转’‘默认通过’的规则。听起来高效，实则把决策权悄悄交给了逻辑判断。

比如财务报销，有人设了‘金额低于500元自动通过’，结果有员工连续提交12笔499元的餐补，总额近6000，系统一路绿灯。等财务发现时，钱已经打出去了。

再比如采购申请，设了‘库存低于阈值自动触发申购’，可如果某个物料因为项目暂停不再需要，但系统仍按历史数据下单，仓库就会堆满没人要的东西。

这些都不是系统错了，而是我们在设计流程时，忘了留一道‘人工确认’的闸口。

流程不是越快越好

效率和失控之间，往往只差一个‘自动’按钮。

我见过最离谱的案例是一家公司设了‘请假自动批准’，条件是‘年假余额充足且不跨周’。结果有个员工特意把假期拆成五个单日，请假申请像定时炸弹一样逐个触发，HR第二天才反应过来——他其实是在变相旷工，只是借了系统的‘合规性’掩护自己。

流程管理的本质，不是追求零等待，而是确保每个关键节点都有责任归属。一旦把判断交给系统，出了问题，反而谁都不负责。

后来我们调整思路：能自动的尽量自动化，但涉及资源占用、成本支出、人事变动的环节，必须保留人工干预入口。哪怕只是点一下‘确认无误’，也是一种责任落地。

小团队怎么玩转流程自定义？

小林所在的公司不到200人，没有专职IT，之前用的是某SaaS行政系统，功能固定，改个字段都要提工单等一周。后来他们换了个能自定义的工具——蓝点通用管理系统，这才真正实现了‘按需配置’。

比如现在他们的会议室预定流程是这样：

• 提交申请时，选择用途（内部会议/客户接待/培训），系统自动关联不同审批路径；
• 若使用时间在工作日17:00后或周末，需额外勾选‘已联系安保人员’；
• 连续占用超过两小时，自动抄送行政主管预警；
• 审批人48小时未处理，不会自动通过，而是转为‘待跟进’状态，并邮件提醒上级。

这些规则都不是一开始就有的，而是一次次‘翻车’后慢慢补上的。关键是，每次调整，行政部自己就能完成，不用等开发排期。

有次财务想做个临时预算登记表，原本以为要走采购流程买新软件，结果发现蓝点里直接新建个模块，拖几个字段——部门、项目、金额、审批人——五分钟搞定，还能和报销流程打通。

系统不该比人更‘懂规矩’

管理软件的终极目标，不是替代人的判断，而是帮人更好地做判断。

现在很多系统喜欢强调‘AI预测’‘智能推荐’，听起来很酷，但在真实管理场景中，过度智能化反而容易绕开组织的真实意图。毕竟，规则可以写死，但上下文只有人才能理解。

比如同样是加班申请，新员工可能是效率低，老员工可能是项目紧急。系统如果只看频次自动预警，就会误伤真正投入的人；但如果只是记录数据，由主管结合背景去看，才能做出合理决策。

所以现在我们定了一条原则：所有自动化动作，必须附带可追溯的日志和可中断的机制。哪怕是个简单的‘自动抄送’，也要让人知道它为什么发生，以及如何叫停。

小林后来在部门分享会上说：‘以前总觉得系统卡住是坏事，现在明白了，有时候卡一下，反而是系统在提醒我们：这里该有人出来说句话了。’