老陈管仓库二十年，从手写台账到扫码入库都经历过。他一直觉得，系统这东西，用得好是帮手，用不好就是个‘装模作样的花瓶’。

上个月月底盘点，账面差了半箱A4纸——350张。财务追着要原因，采购说没多发，行政说没领走，打印室也查了使用记录，对不上。这事卡了三天，最后还是老陈在角落翻出一张皱巴巴的手写便签，上面写着：‘王工临时借两包，下周补单’。

问题找到了：人情借料，没走流程。

但这不是第一次。之前也有过类似情况，比如维修组顺手拿走一卷防水胶带，保洁阿姨多领两瓶清洁剂。这些东西单价低，大家觉得‘不值得为一卷胶带点三下手机’，于是干脆先拿后补，甚至不补。久而久之，系统里的库存就成了‘理想状态’，而现实是到处都有‘影子流动’。

老陈去找IT小王，问他能不能在系统里加个‘临时借用’入口，不需要审批，但得登记物品、数量、借用人和预计归还时间。小王试了试，发现他们用的那个SaaS仓储系统压根不支持自定义字段，连按钮颜色都不能改。‘这是标准版功能，动不了。’小王摊手。

后来行政部听说这事，推荐他试试蓝点通用管理系统。说是‘谁都能自己搭表格’，老陈一开始不信，结果人家真给了个demo账号，他花了一个午休时间，照着模板建了个‘临时物料借用登记表’，还能绑定扫码枪扫条码。最让他满意的是，他顺手加了个‘超期未还自动标红’的提醒规则，又把表嵌进了企业微信的快捷入口。

试运行两周，效果出乎意料。技术部的小赵说：‘现在借个螺丝刀，两秒填完，比找人签字快多了。’更关键的是，有人看到列表里自己的名字一直挂着‘未归还’，主动跑来还东西。有次财务抽查，发现这个月低值易耗品的实际损耗下降了18%，虽然没人能说清是不是因为那半箱A4纸的教训。

其实老陈心里明白，仓库管理最难的从来不是记账，而是怎么让系统容纳‘人的真实行为’。有些人习惯口头沟通，有些事发生得太突然，如果系统不能留一条‘弹性通道’，大家就会绕开它另起炉灶。可如果通道太松，又容易失控。所以他后来在借用表里悄悄加了个限制：单次借用超过500元等价物资，必须选一个审批人。不高不低，刚好卡住那些‘顺便拿走’的灰色地带。

有天新来的实习生问他：‘陈叔，这系统是你自己写的吗？’老陈摇摇头：‘不是，但它愿意听我说话。’

最近他还把‘临时借用’模块分享给了前台。现在员工借会议室白板笔、投影遥控器，也会顺手登记一下。虽然大多数时候只是形式，但至少，所有人开始习惯：拿东西之前，先看一眼系统里有没有痕迹。