办公室那台老夏普，脾气比谁都大。卡纸、缺粉、连扫描功能都时灵时不灵。最要命的是，没人说得清它什么时候坏的，谁修过，修了几次。每次一出问题，行政小周就得在微信群里挨个问：‘谁刚用过？有没有报修？’

有次财务急着扫描合同，等了半小时没人响应，最后发现维修记录还躺在某人的备忘录里没发出来。老板路过看一眼说：‘这不像管理，像碰运气。’

小周不服气。她不是没试过办法。Excel登记表？填了三天就没人更新了。共享文档？链接传着传着就找不到了。钉钉审批走一个‘设备报修’？流程是正规，可每次都要选类别、填资产编号、上传照片——打工人只想按个按钮说‘打印机又吐纸了’，谁愿意写小作文？

后来她在同事推荐下试了个叫‘蓝点通用管理系统’的东西。名字听着普通，但她说最打动她的，是那句宣传语：‘你想要什么字段，就加什么字段；想怎么流转，就怎么设。’

她第一件事就是建了个‘设备异常速报’模板。字段只有四个：设备名称（下拉选择）、问题类型（预设选项：卡纸、黑边、无法扫描、其他）、拍照（必填）、报修人。整个填写页面，手机上滑两下就能搞定。

接着她设了个规则：只要提交，自动通知IT和行政双负责人，同时触发倒计时。如果两小时内没处理，消息自动升级到部门主管。更关键的是，每台设备都有独立档案页，所有报修记录自动归集，点开夏普2030，过去三个月修了七次，其中五次是‘进纸轮脏污’——原来根本不是机器老，是清洁频率太低。

她顺手把‘清洁计划’也搬了进去。每月1号系统自动提醒IT去擦进纸轮，完成拍照上传就算闭环。再后来，采购发现这台机月均报修成本快赶上新机折旧了，干脆批了换新预算。

现在新机来了，小周也没闲着。她在系统里复制了旧模板，改成‘新机健康日志’，让每个使用部门轮流登记日常状态。她说不清这是预防性维护还是数据驱动决策，只知道微信群里不再有人吼‘打印机又坏了！’，而是有人问：‘今天轮到你们部门登记，记得打卡。’

其实类似的小系统，很多公司都在用。有的管咖啡机豆子余量，有的盯会议室绿植浇水周期。有个设计公司甚至用它追踪数位板压感异常，美术组长说：‘以前画家只说‘笔不跟手’，现在能看连续三天下班后的使用压力曲线，才知道是USB接触不良。’

这类工具的妙处，不在于多智能，而在于够‘矮’。它不高高在上地要求全员适应流程，而是弯下腰，先解决那个最让人皱眉的小麻烦。一个按钮的事，非搞成八步审批，大家自然绕着走。可如果点一下就能解决问题，还能顺便攒点数据，何乐不为？

小周最近在琢磨给空调加个温控反馈入口。她说冬天总有同事嫌冷，打了好几次电话调温度，但物业说已经按标准运行。她想试试看能不能让每个人匿名提交体感温度，积累一周数据再说话。‘不一定有用，’她笑着说，‘但至少下次争执时，我们不是靠嗓门大小定输赢。’