行政小周最近有点烦。公司三层的两间大会议室，每周一和周三上午九点到十一点永远爆满。不是因为会议多，而是因为——很多人订了不去。

一开始她没当回事，觉得可能是临时有事冲突了。可连续三周，同一时间段、同一个会议室，总有至少一个人放鸽子。更离谱的是，有一次投影仪还开着，咖啡杯都摆好了，结果人没来，门锁着，保洁不敢进，资源白白浪费了四十分钟。

她去问IT要了近一个月的会议室使用日志，拉出来一看：预定使用率只有57%。也就是说，将近一半的预定是‘幽灵会议’。有人图方便提前两周抢位子，结果临时改线上；有人开完会忘了退订；还有人纯粹是‘以防万一’，占着也不用。

老板倒没说什么，但运营总监私下提了一嘴：‘这相当于我们每个月白交几千块的空调电费。’

小周不想搞‘惩罚机制’，怕得罪人。她试过发邮件提醒，效果三天就没了；也试过在系统里加个备注栏让人填写‘是否确定召开’，结果80%的人留空。

直到有天她参加部门培训，讲师随口说了一句：‘人的行为改变，靠提醒不如靠流程设计。’

她突然想到，现在的预定流程太‘一次性’了——点一下‘预定’，成功了就完事。没有后续动作，也没有责任闭环。如果能在会议开始前，让组织者再点一次‘确认到场’呢？

但她用的OA系统不支持这种自定义逻辑。她找IT同事帮忙，对方说开发排期要两个月，还得走需求评审。

正发愁时，财务部的小林推荐她试试‘蓝点通用管理系统’。说是他们部门用来管发票报销流程的，所有字段、按钮、状态流转都能自己拖拽设置，不用写代码。

小周抱着试试看的心态注册了一个账号。第一天，她把会议室管理模块搭了出来：除了基础的时间、地点、参会人，她加了个‘预定状态’字段，设了四个阶段：已预定 → 开会前1小时自动触发‘待确认’ → 组织者点击‘确认到场’或‘取消会议’ → 结束。

最关键是那个‘确认到场’按钮。系统会在会议开始前60分钟，给组织者发一条企业微信消息：‘您预定的302会议室将在1小时后使用，请确认是否如期召开？[确认到场] [改为线上] [取消会议]’。

她先在市场部试点了一周。结果吓一跳：原本预定的8场会议，有3场被主动取消或转线上。而剩下的5场，全部点了‘确认到场’，无一缺席。

更意外的是，有人开始主动调整预定习惯。以前喜欢一口气订一周的某项目经理，现在只提前两天订，‘反正到点还得确认，订太早反而麻烦’。

小周把数据整理成一张小报表：试点前后对比，会议室实际使用率从57%升到89%，平均空置时长从42分钟降到9分钟。她没发全员通告，只是在行政例会上轻描淡写地提了一句：‘咱们的会议室现在聪明了，会自己问人要不要来。’

现在，全公司三个楼层的会议室都接入了这个流程。连CEO有次临时改行程，顺手点了‘改为线上’，后来还在晨会上说：‘这个小按钮挺好，省得助理到处打电话找人。’

其实小周知道，技术上一点都不复杂。关键是谁愿意去发现那个‘差一次点击’的缝隙，并且有能力把它补上。有些系统让你等流程，而有的系统让你创造流程。

上周，保洁王姨来找她：‘我那个清洁耗时记录，能不能也做成自动提醒的？比如洗手间超过两小时没人打扫，就标个黄灯？’

小周笑了：‘你说怎么设，咱就怎么设。’