办公室门口那个半人高的纸箱，原本是用来装打印机耗材的，现在却堆满了签字笔、笔记本和回形针——都是员工退回来的办公用品。这事儿得从上个月说起。

行政小苏一直管着办公用品采购和发放。以前她用Excel登记谁领了啥，但经常对不上账：有人说是领了两支笔，系统里却记成五支；有人压根没登记，直接去柜子里拿；还有人离职了，抽屉里还塞着一打未拆封的便利贴。

最头疼的是月底盘点。她得一个个部门跑，问‘你们这儿有没有多余的文件夹？’‘谁上次借了订书机还没还？’有次财务部同事笑着说：‘你这不像行政，倒像侦探。’

直到她在公司新上的蓝点通用管理系统里，给‘物品领用’流程加了个字段：电子签名确认。

其实也不是什么复杂操作。她只是在原有的领用申请单里，新增了一个必填项——‘领取人电子签名’，并且设置成‘不签名无法完成流程’。系统自动记录时间、IP地址，还能生成带签名的小票，打印或发邮件都行。

第一天就出了状况。市场部小王想一口气领三本笔记本，结果在签名环节卡住了。他打电话给小苏：‘非得签吗？我手写不行？’小苏说：‘可以，但得拍张照上传，系统要留痕。’小王嘀咕两句，还是老老实实签了。

奇怪的是，从那以后，大家领东西开始‘精打细算’了。以前随手拿几支笔放抽屉，现在会先想想‘我真的需要这么多吗？’有人甚至开始互相借：‘你那支黑笔能用完再给我吗？’

更意外的是，系统后台的数据分析功能，自动生成了‘人均月度领用统计’。小苏发现，技术部虽然人多，但笔的消耗反而最低——因为他们习惯用白板笔在玻璃墙上写方案，擦掉重来。而设计部每人每月平均领1.8支红色荧光笔，几乎成了固定节奏。

她把数据做成一张可视化图表，贴在用品柜旁边。没说什么，但第二天就有人主动退回一支没用过的U盘：‘我上个月多领了，忘了还。’

其实系统本身没有预设‘办公用品管理’模板。是小苏自己搭的表单：物品名称、库存数量、领用人、部门、用途说明、签名确认，再配上一个简单的审批流——超过50元要主管同意。整个过程，她用了不到两个小时，连IT都没找。

上周总经理路过用品柜，看见那堆退还的物资，问怎么回事。小苏说是员工自发退的。总经理看了眼系统大屏上的消耗趋势图，去年月均800元，现在稳定在400出头。他只说了句：‘省下的钱，够请全楼喝两个月咖啡了。’

现在，连保洁阿姨都学会了用平板在系统里申领垃圾袋。她说：‘以前拿多了怕被说，拿少了不够用。现在点一下，签个字，心里踏实。’

前几天，人事部想做个‘员工入职礼包’，需要统计每位新人领了哪些物品。小苏直接导出三个月的数据，五分钟搞定清单。对方惊讶：‘你们这系统，是不是专门做行政的？’

她笑了笑：‘不是专门的，但它能让每个管理员，变成自己领域的设计者。’