上周三上午九点四十分，市场部小林第三次冲进行政办公室，语气有点急：‘我昨天就说了要开十点的会，怎么303又被技术部占了？’

行政主管阿雯没抬头，手指还在系统里点着一条刚触发的预警通知。她只回了一句：‘你查过预约状态吗？他们那个会临时加了外部专家，系统自动顺延了15分钟，你也收到了提醒吧？’

小林愣了一下，掏出手机翻了翻，果然有一条蓝字标注的变更通知，藏在一堆企业微信消息中间。

这事要是放在三个月前，早就炸锅了。那时候所有会议室都靠一张共享Excel表格管理，谁先填上名字就算谁的。结果每天早上八点一过，各部门就像抢票一样刷新页面，手慢的人连投影仪都借不到。更乱的是，临时调整全靠口头通知，有人写着写着还把两行合并单元格弄错了，导致整个下午的安排全串了。

最离谱的一次是财务月结会和产品头脑风暴撞在一间屋，两边人都带着笔记本和咖啡进去，坐定才发现对方也来了。没人肯让，最后是副总路过才协调解决。会后行政被骂了一顿，可阿雯委屈得不行：‘我又不是神仙，你们改计划不打招呼，我能怎么办？’

后来IT部推荐了一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是能让非技术人员自己搭流程。阿雯抱着试试看的心态，拉着几个常订会议室的部门代表开了个会，第一件事就是问：‘你们到底怕什么？’

答案五花八门。销售部说最烦临时被清场，技术部抱怨设备经常被人用坏不报修，行政头疼清理不及时影响下一场会议。但最多人提到的一个词是——‘不公平’。

‘明明是我先写的，凭什么他领导大就能插队？’

‘我们提前一周申请的，结果他们当天早上说要加急，系统也不提示！’

于是阿雯在系统里做了几件事：

第一，把每个会议室设成独立资源，绑定可用时段、设备清单和清洁责任人。所有人提交申请时必须勾选用途、人数和所需设备，系统自动校验冲突。

第二，加了个‘优先级标签’字段，普通会议默认为P3，跨部门协作是P2，高管参与或客户来访才是P1。P1可以覆盖P3，但必须填写理由并抄送行政备案。每次覆盖都会生成一条记录，月底自动出报表。

第三，最关键的——所有变更必须走审批流。哪怕只是延长十分钟，也要发起微调申请，原参与者全员可见。系统会在变更确认后自动推送更新日历，并同步到会议室门口的电子屏。

上线第一个星期，投诉反而更多了。有人说流程太麻烦，有人嫌多此一举。但两周后，变化悄悄发生了。

技术部发现他们再也不能随口说‘我们就聊五分钟’然后霸占一整天了；销售部开始提前规划客户拜访时间，因为知道临时加急不会像以前那样轻易通过；连副总裁来开会，也会主动让助理提前两天预约，而不是凭身份直接推门进去。

最让阿雯意外的是，上个月统计显示，会议室使用率提高了37%，而冲突事件归零。更妙的是，现在每周五下午三点，系统会自动生成一份‘空间利用率报告’，哪个房间空置最多、哪个时段最紧张，一目了然。物业据此调整了保洁排班，连电费都省了不少。

前几天，阿雯在茶水间听到两个实习生聊天。一个说：‘原来不是人情问题，是规则一直没亮出来啊。’另一个点头：‘现在至少知道为什么被挤掉了，总比闷头撞门强。’

她笑了笑，没接话。其实她最近正琢磨在系统里加个新功能——让员工可以匿名给会议室打分，比如‘音响效果’‘白板笔是否齐全’，数据积累够了，明年换写字楼时也能当谈判筹码。

毕竟，管一间屋子和管一群人，说到底都是在管预期。