行政小林发现，同事总在周五下午请保洁——直到她给清洁任务加了‘预约热度提示’

上个月底，公司保洁王阿姨找到行政部的小林，语气有点急：‘你们年轻人能不能别老在周五下午叫人？我一个人哪顾得过来三层楼同时打扫？’

小林一愣。她一直以为保洁是按需响应，谁提交申请就安排谁。可听王阿姨的意思，申请时间还影响执行质量？

她回办公室调了近两个月的清洁请求记录，结果吓一跳：超过68%的清洁任务，集中在每周五15:00到17:30之间提交。尤其是市场部和产品部，几乎成了‘固定节目’——周五搞完复盘会，顺手一个申请，让保洁来收拾战场。

问题来了：不是没人打扫，而是需求扎堆。王阿姨再能干，也不可能同一时间出现在三个楼层。

小林的第一反应是做个提醒：‘建议错峰提交清洁申请’。可贴了几天公告，没人理。后来她试着在群里发消息，结果自己成了‘打扰大家工作节奏’的那个。

她想了个新点子：如果系统能在提交页面显示‘当前时段预约人数’，会不会让人下意识避开高峰？比如看到‘本时段已有4人申请’，可能就会改到明天上午。

可问题是，公司用的OA系统压根不支持这种动态提示。流程是死的：填房间号、选清洁类型、提交，没了。想加个字段都得走IT审批，排期至少三周。

‘就不能让我自己加个提示吗？’小林嘟囔着，随手打开了之前试用过的蓝点通用管理系统。

小林其实不太懂技术，但她发现蓝点有个‘可视化表单编辑器’，拖几个组件就能改界面。她在清洁申请页加了个‘实时预约热度’模块，逻辑很简单：

更巧的是，蓝点支持‘定时刷新’，数据每十分钟自动更新一次，申请人能看到最新情况。

她没通知任何人，悄悄把新表单上线，替换掉了旧OA链接。

第一天，热度提示出现两次红色，当天该时段申请量下降40%。

第三天，有同事在群里问：‘那个清洁申请页面是不是改了？突然觉得心虚，本来想周五叫人的，一看红字就改到周一了。’

一个月后，清洁任务的时间分布变得均匀了。王阿姨专门来道谢，说现在每天节奏稳定，连腰疼都少了。

小林没觉得自己做了多大事。但在行政主管眼里，这事儿有意思：一个原本被当作‘事务性工具’的管理系统，居然能反过来影响人的行为习惯。

后来他们复盘发现，真正起作用的不是技术多先进，而是‘反馈即时可见’。当人们提交申请时，能立刻看到自己的选择对公共资源的影响，自然会调整行为。

其实类似场景还有很多：会议室预订、设备借用、车辆调度……背后都是资源分配与用户预期的博弈。传统做法是靠制度约束，比如‘禁止周五申请’，但往往引发抵触。而像蓝点这样的系统，允许一线管理者根据实际问题，快速搭建轻量级规则，用‘柔性提示’替代‘硬性限制’，反而更容易落地。

有次部门分享会上，技术总监开玩笑：‘你们行政现在比我们还会用系统。’

小林笑了笑：‘不是我会用，是系统愿意听我说话。’