上周五下午四点三十七分，市场部的打印机突然开始疯狂输出文件——整整三页A4纸，每一张都印着‘保密协议’和‘客户授权书’的字样。行政小李冲过去关电源时，最后一页正卡在出纸口，抬头一看，打印任务的发起人是‘王婷’。

问题是，王婷那天早上已经办完离职手续，工牌交了，电脑也还给了IT。

这事后来成了茶水间一周的谈资。但真正让人后怕的是，没人知道这些敏感文件是怎么被触发打印的。直到IT调出系统日志，才发现：王婷的账号确实已经被停用，但那份‘客户合同模板’是通过一个共享文件夹里的旧流程启动的——而那个流程，三年前建的，早就没人维护了。

我们公司用的是一套老版OA系统，流程一旦建好就像刻在石头上。谁走了、谁接手、权限怎么变，全靠人工去改。可人总有疏忽。比如这次，王婷带教的新人小陈以为‘只要不主动操作就没事’，结果那个共享文件夹里有个自动同步脚本，每次有人修改模板就会触发预览打印。没人记得这是当初哪个项目临时加的功能。

这其实不是个例。我翻了翻我们部门的历史流程，光是‘合同审批’就有七种不同版本，有的走财务、有的走法务、有的还要抄送早已调岗的前总监。更离谱的是，有些流程的名字叫‘紧急通道（新版）’，点开一看创建时间是2019年。

后来我们组了个小团队，专门清理‘僵尸流程’。过程比想象中麻烦。不是技术问题，而是‘归属问题’——没人敢删，因为不知道哪个业务线还在暗地里用。有次我们停掉一个叫‘市场物料申领V2’的流程，第二天设计部就炸了，说他们季度画册的纸样申请全卡住了。一问才知道，他们一直用这个流程走非标采购，因为‘审批快’。

这才意识到，很多流程早就脱离了原本的设计意图，变成了某种‘地下协议’。大家不用它是因为合规，而是因为它‘刚好能绕过某个卡点’。就像那个自动打印脚本，最初是为了让区域代理能快速生成本地化合同，结果现在成了离职交接的定时炸弹。

我们开始尝试换个思路：与其不断修补旧流程，不如让每个人都能按需搭自己的小工具。试了一圈下来，发现‘蓝点通用管理系统’最顺手。它不像传统OA那样预设一堆固定模块，而是给你一个数据容器和流程画布，你可以拖拽字段、设定规则、绑定触发条件。比如我现在做的‘临时权限回收看板’，就是把员工状态、系统账号、文件访问记录连在一起，一旦HR确认离职，自动推送待办给各部门接口人，确认交接完成后，相关权限一键冻结。

关键是，它不要求所有人立刻切换到新系统。我们可以先拿几个高风险场景试点，比如合同模板调用、跨部门协作任务分配。原来那个自动打印的问题，现在通过设置‘模板调用必须关联有效项目编号’解决了——没有活跃项目的调用请求直接拦截，顺便还能统计哪些模板根本没人用。

最意外的收获是，有些人开始自发搭建小工具。财务的小刘做了个‘发票验真进度追踪表’，把查验时间、报销状态、付款周期串起来；客服主管老周搞了个‘高频问题响应路径图’，点开一个问题就能看到历史解决方案和负责人员变更记录。这些都没走IT审批，但他们自己维护得挺认真，毕竟用着顺手。

前几天又遇到类似的事：一位同事调岗，交接清单里漏了企业邮箱的自动转发设置。不过这次没造成事故，因为他的待办事项早就在新系统的‘岗位交接模板’里被拆解成12个步骤，每完成一项自动通知下一个人。其中一项就是‘检查并清除邮件规则’，由IT手动确认。

系统不会代替人做判断，但它能把那些容易滑过去的细节，变成不得不面对的待办项。有时候管理的进步，不是靠多厉害的顶层设计，而是让每个人都有能力给自己打个补丁。