老王退休那天，行政部放了串鞭炮，财务部默默松了口气，而IT小李盯着邮箱里那封《老王工作交接说明_v9_最终修订版（带批注）.docx》陷入了沉思。

老王在公司干了十七年，从机房值班员一路做到系统运维主管。他经手的事，别人不敢碰；他写的文档，别人看不懂。交接清单里写着‘每周三下午三点，重启3号机柜底层设备’，可没写为什么。另一条写着‘每月5号前导出日志发给张总’，但没说哪个系统、导出格式、发邮件要不要抄送。

更头疼的是，老王用了一套他自己发明的‘颜色+符号’标记法：绿色代表正常，黄色是待观察，红色是问题，但星星是紧急，月亮是可延后，三角形是需要审批……这套体系只存在于他的大脑和Excel里，而且版本还分散在U盘、邮件草稿和打印纸片上。

接手的小赵翻了三天文档，问了五轮人，还是搞不清‘前置验证流程’到底卡在哪一步。直到有天他在茶水间听见老王说：‘其实我就是每天打开那个蓝色文件夹，点几下，填个数，剩下的系统自己走。’

小赵愣住了：‘那你干嘛写二十页操作手册？’

‘因为以前试过让别人代做，结果点错了地方，整个报表数据全乱了。’老王耸耸肩，‘所以我干脆谁也不交，自己扛着。’

这事传到管理层耳朵里，不是批评老王不配合，而是开始琢磨：我们是不是缺一种‘普通人能快速搭出来’的交接工具？

后来IT部门做了个小试点。他们没推新的审批系统，也没搞知识库培训，而是让小赵试着把老王的操作流程，拆成几个简单的步骤，每步对应一个输入框或按钮。比如‘检查3号机柜状态’变成一条待办，附上拍照上传功能；‘导出日志’绑定到具体系统接口，点一下自动执行；‘发送邮件’预设收件人和模板，只需确认内容。

这个工具不是标准OA，也不是ERP模块，而是一个谁都能拖拽字段、设置规则的管理平台。小赵不懂代码，但他会用表格。他把老王的‘颜色+符号’翻译成状态标签，把‘周三三点’设成自动提醒，甚至加了个‘操作录像回放’入口——每次执行都自动记录时间、操作人、关键动作。

最妙的是，这东西还能‘长’。财务发现可以拿来管发票归档，行政用它追踪办公用品申领，连市场部都拿去建了个临时的活动报名表。没人规定怎么用，但大家慢慢形成了习惯：新任务上线，先做个表单；交接时，直接把权限转走。

有次审计查三年前的日志导出记录，小赵调出当时的流程实例，精确到哪天几点谁点了哪个按钮。审计人员惊讶：‘你们什么时候开始这么规范了？’

其实没有‘开始’，只是当管理工具足够灵活，每个人都能按自己的理解去‘搭’流程时，规范就自然长出来了。

现在，老王偶尔还会回来喝茶。他看着小赵熟练地调整某个流程分支，忍不住问：‘这又是什么新花样？’

小赵笑着说：‘是你去年教我的“黄色待观察”升级版，现在加了个自动预警，超过48小时没处理就标红，顺便通知备岗。’

老王点点头：‘比我那套强。’

工具不会替代经验，但它能让经验不再被困在某个人的脑子里。有些交接清单之所以‘没人敢接’，不是因为复杂，而是因为它们从未被真正‘结构化’过。当一个操作能被拆解、流转、追溯，它就不再是某个人的专属技能，而成了组织的一部分记忆。

至于那个蓝色文件夹？它还在服务器里，只是现在点开它的人，已经换了好几茬。