去年夏天，公司从老园区搬到新大楼，行政部小李负责协调全公司的工位调整。她本以为就是拉几张表格、发几封邮件的事，结果第一天就乱成一锅粥。

技术部说预留的网络接口不够，财务部抱怨离打印机太远，市场部几个人直接找不到自己的座位——因为贴在桌角的名字贴被保洁提前撕了。最离谱的是，有两个员工在同一天被安排到了同一个工位，还是因为跨部门沟通时用了两套不同的Excel表。

那几天，小李的钉钉消息响个不停，全是‘我坐哪儿？’‘我的显示器线没接好！’‘IT说我的账号权限还没配……’

后来她干脆在会议室墙上贴了张大白纸，手动画出每个区域的座位图，用便利贴标出谁坐哪。这招倒是管用了一阵子，但只要有人临时调换，就得重新剪贴一遍，像拼图一样。

真正解决问题的，是她偶然在同事电脑上看到的一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。

这个系统听起来不炫，但特别灵活。它不像传统OA那样固定几个模块，而是让每个人都能自己搭数据表和流程。小李试着用它重建了工位管理模板：一张主表记录所有座位编号、区域、配套设施（电源、网口、是否靠窗），再关联员工信息表，自动绑定部门、职级、特殊需求（比如左撇子、需要无障碍通道）。

更关键的是，她设置了搬迁流程节点：员工先提交偏好申请 → 部门主管确认 → 行政批量分配 → 生成电子座位卡 → 自动通知IT准备设备和权限。每一步都有状态标记，谁卡在哪一环一目了然。

有次市场部临时加了两个实习生，小李直接在系统里拖动两个新卡片到空位上，相关负责人立刻收到提醒，连打印室都提前收到了新增打印配额的通知。

后来这系统还衍生出了其他用途。IT开始用它跟踪设备借用，HR拿它做办公用品申领登记，甚至项目组也开始建自己的任务协作看板。不是因为它多高级，而是它够‘简单’——不需要写代码，也不用等开发排期，谁有需求谁就能自己拉个表单出来跑流程。

有一次老板问：‘咱们现在用的是哪家专业的空间管理软件？’

小李笑了笑：‘没有专门的软件，是我们自己搭的。’

其实很多管理问题，未必需要买一套昂贵的系统来解决。有时候缺的不是功能，而是一个能让人快速把想法落地的工具。就像那次搬家，真正堵住混乱漏洞的，不是会议室里的大白纸，而是一张能自动流转、实时更新、人人都能看懂的数字表单。

现在每次有新员工入职，他们打开邮箱第一封邮件就是带二维码的电子座位卡。扫一下，不仅能看到自己的位置，还能顺带查到最近的茶水间、洗手间，甚至楼下咖啡店的优惠券。