上周三下午四点，财务部那台老旧的惠普MFP M436dn突然卡纸，小周去抽纸盒时，发现了一张没打完的PDF——不是发票，也不是凭证，而是一份标题为《2024Q3差旅补贴预支申请（草稿）》的内部表单，申请人写着‘李维-技术部’，审批人却空着。

这张半截纸条像块烫手山芋。按理说，这种申请不该出现在财务打印机上，更不该是未提交状态。但小周认得李维，那个总在周五晚上提交报销、然后追着会计问‘怎么还没到账’的技术主管。

她顺手拍了张照，发到了公司内部一个叫‘流程吐槽墙’的匿名群。不到十分钟，有人回复：‘这表单早就被驳回了，他改了三次，每次都是自己重新打印出来手签。’

我后来才知道，技术部用的是一套独立的OA系统，而财务用的是ERP模块，两个系统之间没有接口。李维每次填完表，系统生成PDF，他打印出来，找主管签字，再扫描上传——可问题在于，他以为上传就等于提交，其实ERP那边根本没触发审批流。

这事听起来荒唐，但在我们公司，至少有七个部门在用五种不同的‘流程工具’：行政用钉钉审批，采购用企业微信，项目组用飞书表格手动登记，人事用Excel加密码共享，而财务坚持用ERP内置的流程引擎——因为它‘合规’。

结果就是，一张请假条可能要走三个系统，一份合同审批能在邮箱和微信之间来回传五次。最离谱的是上个月市场部办展会，临时采购一批物料，审批单在企业微信里卡在二级主管那儿三天没人看，最后是行政小陈打电话才‘唤醒’流程。

我们以为是人在偷懒，其实是流程在‘失语’。

真正让我下决心推动改变的，是上季度审计。外部审计员问了一句：‘你们所有流程变更，都有版本记录吗？’没人答得上来。技术部说他们改过两次报销规则，但只在飞书文档里更新了说明；财务说他们按旧模板处理，因为新表单‘没接到通知’。

我们开始意识到，问题不在人，也不在某个软件不好用，而是每个部门都在自建‘流程孤岛’。每个人都在认真做事，但系统之间不对话，规则不统一，连‘谁该审批’这种基础问题都可能因部门而异。

这时候，同事老杨提了个方案：不如试试蓝点通用管理系统。他之前在另一家公司用过，说是‘不用等IT开发，自己就能搭流程’。

我本来不信，觉得又是那种花哨的低代码平台。但老杨当场演示了十分钟：他新建了一个‘跨部门采购申请’模板，设置了几个字段——申请人、金额、所属项目、是否紧急，然后拖拽出一个审批路径：5000元以下直属主管批，以上加财务，涉及固定资产再抄送行政。

最关键是，他把原来分散在各个系统的字段都搬了过来，比如ERP里的项目编码、飞书里的组织架构、甚至钉钉的签到记录，都能作为判断条件。他还加了个‘自动催办’规则：审批超过48小时未处理，系统自动发提醒，第三次提醒会升级到上级。

我们先拿市场部的物料申请试点。以前他们填个表格要复制粘贴五次，现在直接在蓝点里选项目、填金额、上传发票照片，点击提交，系统自动识别金额层级，推送审批。审批人手机端点一下就能通过，全程留痕，还能查历史版本。

用了两周，市场总监主动来找我，说‘终于不用追着人签字了’。更意外的是，技术部李维也悄悄注册了账号，把自己常用的差旅申请模板搬了进去。他说最爽的是‘再也不用手动改PDF了，改个字段就行’。

现在公司里还有人用Excel，也有部门坚持原有系统，但越来越多的人开始把蓝点当成‘流程中转站’——哪里不通，就在蓝点里搭一条路。行政用它管会议室预订，HR拿它做试用期跟踪，甚至连食堂订餐的临时加菜申请，都有人建了个小流程。

前几天我又路过财务打印机，那张卡住的半截表单早被清理了。但我在旁边看到了新东西：一张A4纸贴在机器上，上面打印着二维码，写着‘报销流程有问题？扫码进群，我们一起改’。

底下已经有人留言：‘能不能加个发票自动识别？’‘出差补助能不能关联打卡地点？’

老杨说，这才是真正的流程管理——不是让人适应系统，而是让系统适应人。