我们公司茶水间的那台咖啡机，最近成了行政部和IT部之间的‘争议领土’。

事情是这样的：这台机器支持刷卡取咖啡，每人每月有20杯额度，超了就得自费。初衷挺好——控制成本、避免浪费。可没过多久，问题就来了。有人刷不了卡，有人明明没喝那么多却显示超额，还有人发现自己的额度被‘借用’过几次。

行政部一开始以为是系统bug，找供应商查了一圈，说是数据同步正常。后来IT小刘调日志才发现，原来有些员工把自己的卡借给实习生用，甚至有部门主管默许团队共用一张卡，说‘大家都是同事，分这么清干嘛’。

但麻烦的是，这套逻辑一旦打开，就收不住了。财务开始质疑：这20杯是不是变相福利？能不能折现？行政能不能管？IT要不要加审批？一时间，会议室里开了三次协调会，都没结论。

直到项目部的小周提了个建议：‘要不咱们别在会上吵了，先搞张表，把每个人的实际使用情况、异常记录、申诉理由都记下来，再定规则？’

大家觉得靠谱，可问题又来了——用哪个工具记？

Excel？不行，版本乱，改来改去，谁也搞不清哪一版是最终的。共享文档？可以评论，但没法自动提醒谁该处理申诉，也没法关联刷卡记录。OA系统？没有现成的‘咖啡额度管理’模块。

最后还是IT小刘说了句实话：‘其实我们缺的不是工具，而是一个能快速搭出来、随时改规则、还能让不同部门协作的轻量系统。’

他私下用了周末两天，拿一个叫蓝点通用管理系统的工具，搭了个‘饮品额度管理应用’。界面很简单：左边是员工列表，中间是每月额度、已用杯数、异常标记，右边是申诉入口和处理状态。最关键是，它支持自定义字段——比如‘是否经主管同意’‘借用对象工号’‘补缴金额’，还能设流程节点：员工提交申诉 → 主管确认 → 行政审核 → 自动更新余额。

更妙的是，它能对接打卡系统，自动识别工号和部门，还能设置每周五下午自动发提醒：‘您本月还剩X杯，请合理使用。’

上线第一周，就有17条申诉被提交，8条属实（系统漏记），5条是借用未报备，4条纯属手滑误操作。处理完这批数据后，行政重新出了个《茶水间饮品使用规范》，明确了‘额度不可转让’‘异常可申诉’‘恶意冒用扣信用分’等条款。

现在，那台咖啡机旁边贴了张二维码，扫了就能进系统看自己的额度、提申诉、查进度。IT不用再手动导数据，行政也不用挨个问人。最意外的是，连老板都夸这事儿办得‘有闭环意识’。

其实回头想想，争的哪是咖啡？是规则怎么立、数据怎么管、责任怎么追。一个看似鸡毛蒜皮的事，暴露出的是组织里最常见的‘临时需求没人管，现有系统又搭不上’的空白地带。

很多管理软件只盯着大场景：报销、考勤、项目。可日常真正消耗精力的，往往是这些‘非标事务’——团建报名、设备借用、会议室绿植养护、离职交接清单……它们不够大，但足够烦。

而像蓝点这样的系统，好处就在于‘谁都能搭’。不需要写代码，拖拽字段就能建表，设定流转路径就像画流程图。销售可以用它管客户试用反馈，HR拿来跟踪新人入职 checklist，仓库甚至做了个‘叉车使用登记’的小应用。

上周，行政小李悄悄告诉我，他们正打算用同一个平台，把‘办公用品申领’也搬上去。‘以前领个A4纸都要填纸质单，现在扫码就能申请，主管手机上一点就过，月底还能自动出报表。’

茶水间的战争平息了，咖啡机恢复了平静。只是偶尔，还会听见谁嘀咕一句：‘哎，我这月额度还剩三杯，你要不要？’

当然，现在没人敢接这话了。