行政部的那台老式惠普打印机，旁边常年贴着一张泛黄的A4纸，上面密密麻麻写着‘墨盒更换记录’。最开始是手写，后来贴了便利贴，再后来干脆发展成了一面‘便签墙’——不同颜色代表不同部门，箭头指向谁该换、谁该买、谁上次拖了三天才补货。

这事儿说大不大，说小也不小。每次墨盒见底，总有人推脱：‘我以为小李买了’‘财务上个月说要统一采购’‘IT说这种型号快淘汰了，等等再看’。结果就是打印急件时卡纸、报错、黑边，最后还得行政小周自掏腰包去楼下文具店现买。

直到有次客户资料在投标前两小时打不出来，老板路过看见那一墙花花绿绿的便签，皱着眉说了句：‘咱们是公司，不是贴膜摊儿。’

会后没人提打印机，但小周默默开始找解决方案。她不想搞复杂审批流，也不需要全公司打卡系统联动，她只想要三样东西：自动提醒耗材余量、指定责任人、留痕可查。

试过OA系统的固定工单模块，太僵硬——只能按月触发，不能根据实际打印页数预警；也试过几个轻量流程工具，要么没法上传墨盒照片做验收凭证，要么通知一多就被当成垃圾邮件忽略。

后来同事推荐了一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。名字听起来像企业级软件，但上手却意外简单。小周用一个午休时间，建了个‘办公耗材追踪表’，把每台打印机、每种墨盒型号都录进去，还加了字段：当前库存、预警阈值、负责人、采购链接、更换记录照片上传区。

最让她满意的是‘条件触发’功能。比如设定‘黑色墨盒剩余量 ≤ 15%时，自动提醒行政+对应部门接口人’，还能附上采购页面快捷入口。更妙的是，每次更换后，负责人必须上传新旧墨盒合照并填写更换时间，系统自动更新库存，旧记录永久存档。

她悄悄上线，没发公告，也没组织培训。只是在下一次墨盒告警时，相关人手机和邮箱同时收到一条带图示的通知。IT老刘半信半疑点了进去，发现不仅能一键跳转采购平台，还能看到历史更换周期分析图表——原来设计部用彩色墨盒最多，平均23天就得换一次，而财务几乎只用黑白。

两周后，那面便签墙被撕了下来。有人说可惜，毕竟那些荧光粉和便利贴也算办公室文化。但很快大家发现，打印机旁现在贴着一张二维码，扫一下就能查看所有设备耗材状态，还能直接申报新增需求。

其实系统里不只管了墨盒。小周顺手把投影仪灯泡寿命、碎纸机满溢提醒、甚至茶水间咖啡豆存量都搬了进去。每个都是独立的小模块，但她用同一个逻辑串起来：数据可录、状态可视、动作可追。

有天保洁阿姨路过，指着屏幕问这个‘红黄绿’灯是啥意思。小周解释那是各楼层卫生检查评分，绿色为达标，红色需复查。阿姨听完转身就扫码提交了二楼洗手间纸巾架松动的照片，半小时后维修单已派发至工程部。

现在新人入职培训，行政手册第一页写着：‘遇到问题先查蓝点系统，找不到再问人。’连老板打印文件时，都会顺口说一句：‘这页打完，系统该提醒换墨了。’

那台老惠普依旧在用，只是再没人围着它贴纸条了。